Les professionnels de la communication sont toujours à la recherche de nouveaux moyens de renforcer et d’améliorer leurs efforts de communication interne pour s’assurer qu’ils atteignent les employés de la manière la plus efficace possible. L’époque où seuls les mémos dactylographiés, les appels téléphoniques, les affiches et les réunions du personnel constituaient les moyens de communication entre la direction et les employés est révolue. Grâce aux progrès technologiques, les lieux de travail numériques connectés disposent désormais de toute une série d’outils de communication interne différents, qui permettent aux employés de s’engager sur différents canaux. Retrouvez d’autres informations ici.
Grâce à une bonne boîte à outils de communication interne, votre lieu de travail sera plus performant, comportera moins d’erreurs, sera unifié et aura des niveaux d’engagement et de moral plus élevés. Chaque mesure que vous prenez pour améliorer la communication interne est positive.
Quels sont les outils dont vous disposez actuellement dans votre boîte à outils de communication interne ? Voici quelques-uns des outils les plus populaires que d’autres entreprises utiliseront en 2020… vous conviennent-ils ?
1. Bulletins d’information internes
Les bulletins d’information internes continuent d’être l’un des outils de communication interne les plus populaires sur le lieu de travail. Elles vous permettent de regrouper et de collationner des contenus et de diffuser des informations moins urgentes à des intervalles déterminés. C’est une méthode de communication assez peu coûteuse – ils sont généralement envoyés par courrier électronique, auquel tous les employés ont de toute façon accès. Un bulletin d’information interne bien conçu, bien écrit et accrocheur peut vous aider à partager des informations importantes en interne et à créer une culture d’équipe positive.
Avantages : Peu coûteux et facile à produire et à envoyer.
Inconvénients : une surcharge de courrier électronique peut entraîner une réduction des taux d’ouverture et l’oubli d’informations importantes.
2. Messagerie instantanée
Les systèmes de messagerie instantanée permettent à vos employés de communiquer entre eux instantanément et de s’envoyer des textes, des vidéos, des liens ou des photos – qu’ils soient assis au bureau d’à côté ou à l’autre bout du monde. Les gens sont habitués à communiquer sur des systèmes similaires dans leur vie personnelle, que ce soit par SMS, par Facebook Messenger ou Whatsapp, et se sentent souvent à l’aise avec le style de communication plus informel et plus rapide de la messagerie instantanée.
Les avantages : Instantané, plus rapide que l’échange de courriels. Moins perturbant.
Inconvénients : nécessite que chacun utilise activement l’outil et participe. Pas très adapté aux discussions en grands groupes ou à une communication plus formelle.
3. Intranet
Les intranets sont l’un des outils de communication interne les plus courants sur le lieu de travail. Il s’agit essentiellement d’un dépôt centralisé de connaissances, de nouvelles, de documents et de mises à jour auxquels les employés peuvent accéder sur un large éventail de sujets.
Avantages : Un bon moyen de partager des connaissances et des fichiers à accès restreint et de s’assurer que vous disposez d’une base de connaissances d’entreprise.
Inconvénients : peut devenir trop volumineux. L’information peut être difficile à trouver. Les employés peuvent même ne pas savoir quand il y a une mise à jour importante.
4. Outils de collaboration en équipe
Les logiciels de collaboration, tels que Basecamp, Slack ou Microsoft Teams, permettent de regrouper les communications de votre équipe en un seul endroit. Ils sont particulièrement utiles pour travailler sur des projets, ainsi que pour briser les « silos » et partager les connaissances avec d’autres secteurs de l’organisation. Ils peuvent également être utiles dans votre boîte à outils de communication interne lorsque vous avez des travailleurs à distance ou des membres d’équipes de projet basés dans des lieux géographiques différents.
Avantages : Évite les courriels inutiles. Permet un centre de connaissances centralisé. Interactif et encourage la circulation de l’information dans les deux sens. Meilleure gestion de projet. Augmentation de l’efficacité et de la productivité.
Inconvénients : peut être difficile à mettre en place. Certains membres de l’équipe peuvent continuer à envoyer des courriers électroniques et ne pas s’adapter pleinement.
5. Blogs
Les blogs internes se trouvent généralement sur le site intranet d’une organisation et peuvent devenir l’un des meilleurs. Dans certaines entreprises, il peut y avoir une approche descendante de la communication où le blog est écrit par le PDG et/ou les cadres supérieurs uniquement. Dans d’autres situations, il peut s’agir d’une occasion pour les experts en la matière de toute l’organisation de partager des informations, des opinions et des solutions à des problèmes de manière conversationnelle.
Avantages : Utile pour partager des informations, des annonces importantes, renforcer les politiques et les procédures et répondre aux questions fréquemment posées. Favorise les discussions et les conversations significatives.
Inconvénients : devrait être régulièrement mis à jour pour devenir l’un des outils de communication les plus utiles sur le lieu de travail. Peut ne pas être facile à trouver sur l’intranet. Peut ne pas être lu par un grand nombre de personnes.
6. Médias sociaux d’entreprise
Les employés sont habitués à utiliser les médias sociaux dans leur vie personnelle pour partager des informations avec leurs amis, et leur utilisation à des fins professionnelles est une étape logique pour beaucoup. Il existe des plateformes spécialement conçues à cet effet que vous ne pouvez utiliser qu’au sein d’une entreprise (comme Yammer) et d’autres fois, les entreprises peuvent utiliser des réseaux sociaux établis comme Facebook. Dans le cadre de la boîte à outils de communication interne, ce sont des moyens de partager des informations et de collaborer rapidement et de manière informelle.
Avantages : Les informations peuvent être partagées rapidement. C’est gratuit ou bon marché.
Inconvénients : même à notre époque, tout le monde ne dispose pas de médias sociaux. Certains employés seraient réticents à lier leur compte personnel de médias sociaux à leur entreprise et ne considéreraient pas ces plateformes comme des outils de communication interne et ce ne serait pas leur première escale pour trouver des informations. Autoriser l’utilisation des médias sociaux au travail pourrait être mal utilisé. Vous n’êtes pas propriétaire de la plateforme et les conditions peuvent changer constamment.
7. Chat vidéo
L’outil vidéo est particulièrement utile pour les communications internes des grandes entreprises, ou des entreprises réparties sur différents sites géographiques. Elle permet à des collègues de différents bureaux de se parler en face à face, même s’ils sont à des kilomètres les uns des autres, voire à l’autre bout du monde. Alors que traditionnellement, ils pouvaient le faire par téléphone ou en se rendant à un endroit pour une réunion, les logiciels de chat vidéo tels que Skype, Zoom ou Facetime permettent à chacun de se réunir sans quitter son lieu de travail habituel.
Les avantages : Économie sur les frais de déplacement. Économie de temps de déplacement, ce qui permet aux gens d’être plus productifs. Construit un environnement d’équipe plus collaboratif. Est plus flexible que les réunions traditionnelles.
Inconvénients : les problèmes technologiques peuvent parfois rendre l’utilisation difficile, comme la lenteur des connexions internet ou la médiocrité des installations et des équipements.