Logiciel de Comptabilité : quels sont les obligations ?

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Souhaitez-vous savoir quelles sont les obligations du logiciel de comptabilité ? Ce dernier se doit d’être transparent, régulier et représenter la réalité de l’entreprise. Cependant, il existe une multitude de logiciels qu’il est important de veiller à ce qu’ils soient compatibles aux normes établies. Voici donc tout ce qu’il faut savoir sur les normes auxquelles sont soumis les logiciels comptables.

La conformité du logiciel

Il existe une procédure bien définie pour vérifier la conformité d’un logiciel de comptabilité. Celle-ci s’appuie sur :

  • une étude de recevabilité ;
  • une batterie de tests techniques ;
  • un audit complet des processus de saisie et de recevabilité des éléments comptables.

Elle consiste également à faire un constat écrit des résultats de l’audit, une certification délivrée en cas de conformité. Tous ces éléments sont nécessaires pour déterminer la qualité des logiciels et se conformer aux normes en vigueur. De même, plusieurs facteurs indiquent l’inefficacité et la non-conformité des logiciels. Il s’agit notamment : de la difficulté à supprimer des factures à vérifier la numérotation et la chronologie de vos factures et à modifier une facture après édition et envoi. Il peut s’agir aussi d’une difficulté à renseigner tous les éléments obligatoires de la facturation, antidater les factures et à réaliser les clôtures journalières, mensuelles et annuelles.

La compatibilité du logiciel

Il est important de vérifier la compatibilité du logiciel de comptabilité avec d’autres logiciels afin de vérifier leur efficacité. Cela permettra aussi de réaliser d’éventuels transferts d’un matériel à un autre. Ainsi, des fichiers peuvent être transférés d’un logiciel à un autre. Un autre utilisateur peut également importer ou exporter un fichier du logiciel de comptabilité. Ce dernier doit donc être compatible aux autres programmes afin de faciliter le travail à tous les utilisateurs.

La fonctionnalité du logiciel

Le logiciel de comptabilité dispose de nombreuses fonctionnalités. Il présente divers modules de production de paie et de gestion des immobilisations. Par ailleurs, il existe aussi des logiciels spécialement adaptés aux commerçants et à des professions libérales. Ils possèdent différentes fonctions et peuvent donc devenir coûteux. À cet effet, il est primordial de définir clairement les tâches qui lui leur sont assignées pour éviter des dépenses excessives. Vous pouvez décider de les adapter selon vos besoins notamment :

  • multidevises ;
  • comptabilité analytique ;
  • lettrage des comptes (manuel ou automatique) ;
  • gestion budgétaire ;
  • relance des échéances clients, rapprochement bancaire (avec récupération des comptes de votre banque) ;
  • déclaration de TVA.IEn définissant tous ces besoins, vous serez en mesure d’opter pour les fonctionnalités utiles pour votre entreprise.

La mise en réseau avec d’autres logiciels

Un autre point important, c’est que votre logiciel comptable doit être utilisable au bureau, mais aussi à votre domicile. En effet, sa mise en œuvre nécessite qu’il communique avec d’autres outils. Par exemple, vous pouvez opter pour un logiciel de facturation. Ce dernier vous permettra de transférer directement les factures en comptabilité sans aucune ressaisie. Par ailleurs, vous pouvez faire le choix d’un logiciel de paie pour les transferts liés à la paie en fin de mois. Ce sont autant de transactions que vous pouvez effectuer facilement. Pour ce faire, vous n’avez pas besoin d’être présent au lieu de service. Vous devez opter à présent pour un logiciel online qui est accessible depuis un navigateur Internet. D’autre part, il est possible de souhaiter travailler uniquement en réseau. Dans ce cas, faites le choix d’une installation de logiciel en réseau.

En somme, les logiciels de comptabilité possèdent de nombreux atouts parmi lesquels ceux suscités. Ils sont votre meilleur allié pour gagner du temps et optimiser votre rentabilité en entreprise. Ce sont des outils puissants pour optimiser vos dépenses et le temps que vous consacrez à la gestion de celle-ci.