Avec un marché de plus en plus concurrentiel, il est indispensable de professionnaliser son entreprise. Assurer la communication et la relation client est l’une des parts de responsabilité les plus importantes d’une entreprise. Perdre ne serait-ce qu’un appel de client, peut s’avérer être un risque considérable, c’est ainsi qu’il est nécessaire d’installer un standard téléphonique.
La solution téléphonique professionnelle
Un outil pour les professionnels
Le standard téléphonique est un indispensable non seulement pour les grandes entreprises, mais également pour les petites structures comme les toutes petites entreprises (TPE), les petites et moyennes entreprises (PME). Son utilisation n’en épargne pas de plus les indépendants et les professions libérales puisque actuellement, même les praticiens de santé, les experts agricole ou autres, se voient dans la nécessité d’en utiliser.
Le principe du standard téléphonique
Le standard téléphonique également appelé la permanence téléphonique, permet avant toute chose de gérer la communication et la relation client d’une structure. Il permet notamment de :
- d’avoir une disponibilité optimale pour les clients et être joignable en permanence ou à des heures prévus ;
- d’assurer l’accueil en réceptionnant les commandes et prises de rendez-vous ;
- de réunir avis, questions ou interrogations de tout client ou intéressés ;
- d’offrir une image professionnelle en mettant en place des messages informatifs et personnalisés ;
- de placer les différents types de demande selon les catégories à l’aide d’un paramétrage prédéfini pour une réponse efficace et rapide.
Le choix du standard téléphonique : interne ou externalisé
Avant d’installer un standard téléphonique dans une entreprise, il est primordial de savoir de quel standard téléphonique s’équiper entre un standard interne ou externalisé. Nous parlons d’un standard interne lorsqu’il est directement installé dans les locaux de l’entreprise. Dans ce cas, l’entreprise devra investir dans le matériel nécessaire et dans les coûts de maintenance du système. Dans le cas contraire, on dit qu’un standard téléphonique est externalisé lorsque le système est hébergé par un prestataire de service extérieur. Ici, c’est la société prestataire qui met à disposition de l’entreprise les équipements requis. L’investissement est alors moins important et les délais d’installation, de configuration et de mise en route sont nettement plus couts. Selon les prestataires, les paiements peuvent se faire mensuellement en fonction du nombre de lignes.
Nos conseils pour un standard téléphoniques marquant
Un numéro intelligent
Dans le cas d’un standard téléphonique virtuel, il est possible de choisir son numéro de téléphone. Ce choix porte une pertinence incontestable puisqu’en choisissant un numéro facile à retenir, vos clients pourront vous contacter plus simplement. Les numéros mnémotechniques comme le 08 80 800 800 sont de parfaits leviers marketing.
Une musique d’attente à l’image de votre entreprise
Le choix de la musique d’attente est réellement important en termes d’expérience d’appel. Il est important de choisir une chanson pas très répétitive et pas très barbante sans pour autant mettre à l’avant une musique à vos goûts personnels. Il est bon et conseillé de miser sur une musique d’ambiance calme, apaisante et neutre avec des airs rappelant l’objet de votre boite.
Un message d’accueil personnalisé
Le message d’accueil est le premier contact reliant votre entreprise aux clients. Il est ainsi, essentiel de le personnaliser selon votre image. Porter une attention particulière au ton employé et au contenu est crucial pour la satisfaction de l’appelant. Aussi évident soit-il, il est fortement conseillé de se présenter lors de l’appel. Si votre entreprise n’est pas familière au client, il sera rassurant d’avoir la confirmation qu’il est au bon endroit. De plus, mentionnés le coût de la communication en cas de numéro payant, les heures d’ouvertures dans la situation où l’appel est fait lors d’une heure creuse et d’autre encore.
