Gestion de la paie : comment gérer les congés et absences ?

La gestion de la paie en entreprise comprend l’ensemble des tâches sociales liées à l’embauche d’un salarié. Cette gestion peut être effectuée en interne, par un responsable de la paie au sein de l’entreprise, ou par un prestataire externe. Comment s’occuper alors de la gestion de la paie en cas de congé ou d’absence d’un salarié ?

En quoi consiste concrètement la gestion de la paie ?

La gestion de la paie ne consiste pas seulement à établir un bulletin de paie et à verser la rémunération du salarié. En effet, ces deux étapes ne sont que la finalité, et cette finalité nécessite que certaines tâches soient accomplies au préalable. Ces différentes tâches préalables permettent de collecter et de traiter l’ensemble des données relatives à l’activité de chaque salarié. Il s’agit notamment des absences, des congés payés, des horaires de travail, des heures supplémentaires effectuées et des primes perçues par le salarié. Le suivi de cette opération peut être géré en interne ou en externe.

En général, l’entreprise concernée n’a pas de difficulté particulière à produire un bulletin de paie. Puisqu’il s’agit simplement de maîtriser les règles et taux en vigueur, ainsi que les différentes conventions collectives. L’externalisation peut être partielle ou totale, et peut être réalisée par des prestataires qualifiés, à l’instar de Vr-consulting.fr, entreprise spécialisée dans la gestion de la paie.

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Les principales solutions de gestion de la paie

Il existe principalement deux solutions de gestion de paie : l’internalisation et l’externalisation.

L’internalisation

C’est le mode de gestion le plus répandu dans les PME et cette tendance est de plus en plus encouragée par l’essor des logiciels dédiés. Cependant, pour recourir à ce mode de gestion de paie, il faut qu’il y ait une personne travaillant à plein temps au sein de l’entreprise et disposant des compétences nécessaires pour suivre les réglementations complexes. Bien que cette solution puisse paraître avantageuse à première vue, elle comporte des contraintes auxquelles on ne pense pas à première vue.

Il s’agit notamment de l’établissement régulier des déclarations auprès des organismes de sécurité sociale et de l’investissement dans un logiciel de paie dédié. La première contrainte demande du temps. Quant à la seconde, elle nécessite un capital relativement important.

Externalisation

Ce mode de gestion permet de réduire les risques d’erreurs sur les bulletins de paie, d’autant que l’évolution régulière de la législation accroît la complexité des systèmes existants. Cette tâche peut être confiée à un cabinet comptable à qui votre entreprise versera une commission.

Cependant, externaliser la gestion de vos paies ne signifie pas que vous n’aurez rien à faire ! Vous devrez toujours consacrer du temps à la transmission des informations relatives aux employés (telles que les absences, les congés, les embauches, les primes, etc.) Il faudra également veiller à choisir le bon prestataire, afin qu’il connaisse parfaitement les spécificités de votre entreprise et de votre secteur d’activité. Autre point important à considérer : les prestataires externes ne prennent pas en charge les absences et les congés.

Alors, pourquoi externaliser la gestion des paies ?

Comme vous pouvez le constater, la gestion de la paie peut très bien se faire au sein de l’entreprise concernée. Cependant, de nombreuses difficultés ont tendance à survenir lorsqu’il s’agit de collecter les bonnes informations sur les données variables de la paie en temps réel. Tout ce processus peut rapidement devenir chronophage et entraîner des erreurs à un moment où une vigilance accrue est de mise. D’où l’intérêt de recourir à une solution externe.

Cela vous permettra de vous concentrer pleinement sur votre activité et de développer votre chiffre d’affaires. D’autre part, cette mesure vous permettra de vous assurer que vos employés soient payés à temps afin d’éviter toute baisse de productivité et de motivation. Comme il n’est pas toujours facile de trouver une personne fiable pour s’occuper de la gestion des salaires, cette solution vous permettra d’éviter toutes les obligations liées à ce recrutement.

Outre ces différents avantages, vous bénéficierez aussi d’une certaine transparence au niveau des coûts, puisque les frais du prestataire externe seront définis à l’avance. Cela vous permettra d’établir un budget beaucoup plus précis.

Pour mener à bien ce travail, le gestionnaire de paie doit s’assurer du respect de la législation à travers une veille juridique. C’est cette veille qui permettra à l’entreprise d’éviter les erreurs lors de l’établissement des fiches de paie et d’éviter les sanctions en cas de contrôle de l’URSSAF.

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Comment procéder en cas de congé ou d’absence ?

Il est important de savoir qu’en cas d’absence ou de congé, le salarié est en droit de recevoir une indemnité pour toute la durée de son absence. En revanche, dans d’autres cas, l’indemnité du salarié doit être versée par une caisse de congés.

Vérifiez « l’obligation d’adhésion »

Presque tous les salariés sont concernés par cette gestion externalisée des congés payés, sauf dans certains cas. C’est le cas par exemple des entreprises de construction BTP (bâtiment et travaux publics) qui assurent l’indemnisation des congés payés de leurs salariés en souscrivant à l’adhésion d’une caisse spécifique : la « caisse intempéries BTP« .

En dehors de ce cas exceptionnel, il peut aussi arriver que les VRP, les chefs d’entreprise et certains salariés en CDD ne soient pas affiliés à la caisse de congés payés.

Déduisez ensuite la durée de l’absence

Déduisez la durée totale d’absence du salarié dans l’entreprise. Une fois cette opération effectuée, vous devez faire apparaître clairement sur le bulletin de paie la ligne déduite du total brut.

Cette déduction doit être calculée en tenant compte du taux de référence (heures obligatoires travaillées par mois) et des heures non travaillées pendant l’absence durant le mois concerné.

Autres informations à connaître

C’est l’entreprise qui verse les cotisations à la caisse de congés payés et d’absences. Ainsi, lorsqu’il y a un cas de congé ou d’absence, la caisse rembourse à l’entreprise ses indemnités.

Par ailleurs, l’employeur n’est pas obligé de mentionner l’indemnité de congés payés sur la fiche de paie, puisqu’elle est calculée et directement versée aux salariés.

La caisse de congés payés assure également le paiement et la déclaration de certaines cotisations sociales grâce aux indemnités versées. Il s’agit notamment de la cotisation d’allocations familiales, de la cotisation pour le financement des syndicats, de la CSG-CRDS, de la cotisation maladie ou encore de la cotisation vieillesse.

Il est également possible de réduire le plafond utilisé pour les cotisations de Sécurité sociale, et seules les périodes de congés payés peuvent permettre d’y parvenir.

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