Pour de nombreuses entreprises, cette dernière année de travail à distance n’a pas seulement entraîné une augmentation de la productivité mais aussi une augmentation de la communication. Le nombre d’e-mails, de messages, d’appels téléphoniques et de demandes de réunion a augmenté de façon spectaculaire pour certaines. Sans le bénéfice de certains moments en face à face, nous semblons essayer de compenser avec un niveau de communication qui nous accélère vers l’épuisement professionnel plus rapidement que jamais.

Lorsque nous ne sommes pas au bureau ensemble, certaines des mises à jour organiques, la collaboration spontanée et les partages d’informations ont été perturbés. Nous ne pouvons plus vérifier l’état d’un projet par une question rapide dans le couloir. Les moments passés à prendre un café dans la cuisine tout en collaborant de manière informelle avec quelqu’un d’un autre service ont disparu pour le moment. Pour ceux qui s’inquiètent du fait que les gens sont devant leur ordinateur à travailler toute la journée, ils ne peuvent plus les voir assis là à taper assidûment.

Avec ces points de contact coupés alors que de nombreux bureaux restent fermés, notre besoin d’aller les uns vers les autres a augmenté, augmentant de manière exponentielle plus nous travaillons isolément loin du bureau. La question est de savoir comment continuer à favoriser la collaboration et le partage d’informations essentiels au travail effectué sans que nos équipes se surchargent et se surchargent mutuellement d’un barrage de messages et de réunions qui entrave la réalisation effective du travail.

 

Ces cinq conseils peuvent aider à trouver un équilibre entre la communication nécessaire et le temps pour travailler réellement sur les tâches à accomplir :

1. Maximisez les outils pour soutenir la collaboration virtuelle et les interactions rapides afin d’éviter les temps de réunion inutiles. Parfois, une question rapide pour obtenir une clarification, vérifier des hypothèses ou faire le point peut grandement contribuer à éviter les réunions inutiles. Pourquoi prendre 15 ou même 30 minutes dans une réunion si une question partagée entre deux personnes ou une équipe de projet peut garder les choses sur la bonne voie ou corriger toute hypothèse en quelques minutes ? Pour les penseurs visuels, un tableau blanc peut également être leur outil le plus efficace pour partager des idées, aider les clients à visualiser un plan et apporter de la cohésion à des tâches nébuleuses. Disposer d’un espace virtuel pour dessiner ce que les gens ont dans la tête et permettre aux autres d’interagir avec ces idées peut permettre de raccourcir le délai pour passer du ” début ” à la ” tâche accomplie ” pour toutes les personnes présentes à la réunion.

 

2. Encourager les gens à fournir des mises à jour proactives aux membres de l’équipe concernés dans un outil de messagerie. En étant proactif, cela réduit le sentiment d’incertitude des autres quant au respect des livrables et des délais. Les membres anxieux de l’équipe peuvent immédiatement se sentir soulagés de savoir que la tâche est en cours, qu’aucune information supplémentaire n’est nécessaire et/ou que la personne est sur la bonne voie pour fournir l’élément dans le respect du délai imparti. Cette action peut également contribuer à détourner les chaînes de suivi pour évaluer le statut, les besoins et savoir qui a déjà pris contact avec une personne, ce qui permet à l’équipe de gagner collectivement un temps précieux qu’elle pourrait consacrer à d’autres tâches. Un effet secondaire inhérent aux mises à jour proactives est un renforcement de la confiance entre les membres de l’équipe, ce qui est la clé numéro trois.

 

3. Concentrez-vous sur le renforcement de la confiance entre les équipes de projet, au sein des départements et à travers l’entreprise. Les effets d’entraînement de la confiance peuvent se faire sentir très loin lorsque chacun dans une entreprise travaille dans sa petite bulle. La confiance est la devise la plus précieuse du télétravail pour toute entreprise. Plus les gens se font confiance, plus ils peuvent se concentrer sur leur travail et moins ils doivent se préoccuper de la liste des tâches de quelqu’un d’autre. Plus les gens font confiance à leur direction, plus ils se sentent soutenus en période d’incertitude, ce qui leur permet de se concentrer davantage sur le travail et moins sur les et si!

 

4. Soyez clair sur les attentes réalistes en matière de réactivité au cours d’une journée de travail donnée. Les suppositions peuvent être dangereuses dans n’importe quelle situation, mais les suppositions sur les attentes en matière de réactivité au sein des équipes à distance peuvent être mortelles pour la confiance des employés. Décrivez délibérément les attentes et les meilleures façons de communiquer les éléments qui nécessitent une escalade ou une réponse plus immédiate, et encouragez chacun à faire preuve de patience envers les autres. Ce n’est pas parce que vous aimeriez rayer quelque chose de votre liste en obtenant une réponse rapide que c’est une priorité absolue pour l’autre personne. Faites confiance au fait qu’ils vous répondront dès qu’ils le pourront.

 

5. Enfin, créez des moments partagés pour que les gens se débranchent de la pléthore d’outils de communication qu’ils ont à leur disposition et se concentrent simplement sur le travail. Intégrez des journées de création dans votre rythme de fonctionnement – des journées où aucune réunion n’est autorisée et où il est encouragé de réduire la messagerie au minimum. Cela crée de l’espace pour que les gens puissent penser et faire, avoir des idées et trouver leur inspiration. En en faisant une initiative à l’échelle de l’entreprise, cela donne aux gens la permission de ne pas surveiller tous leurs canaux de communication et de créer un travail incroyable tout en étant sûrs de ne pas manquer quelque chose d’important ou de laisser tomber leurs collègues.

Bien que rien ne remplace les réunions et les appels dans certaines situations, si nous pouvons trouver des moyens d’être aussi efficaces que possible dans nos communications, nous pouvons créer l’espace nécessaire pour faire le travail dont nous passons tant de temps à parler. Cela offre également l’avantage d’avoir de l’espace pour le cerveau et de pouvoir se concentrer lors de ces réunions cruciales, et de pouvoir mieux faire face aux pings qui accompagnent chaque nouveau message tout au long de la journée. Avec un peu d’espace de respiration, nous pouvons mieux faire face aux demandes de notre temps et de notre attention tout au long de la journée de travail.