Mise en place progressivement depuis 2013 et effective depuis le mois de janvier 2017, la DSN ou Déclaration Sociale Nominative est devenue l’unique canal qui vise à transmettre toutes les données concernant les salariés. Elle est vue comme étant un dispositif simple et sécurisé.

Qu’est-ce que la déclaration sociale nominative ?

La déclaration sociale nominative est une déclaration unique effectuée par les entreprises travaillant dans le secteur privé. Elle regroupe la plupart des déclarations sociales et d’événements de l’entreprise. Sa mise en œuvre vise avant tout à apporter une simplification dans les démarches administratives auxquelles les employeurs doivent se soumettre.

La DSN est une déclaration dématérialisée. Cette annonce légale est faite en ligne et est produite à partir de la fiche de paie. C’est dans la Déclaration Sociale Nominative que les employeurs s’acquittent de toutes les cotisations sociales qu’ils doivent verser aux différents organismes sociaux. La Déclaration Sociale Nominative renferme ainsi deux types d’informations :

• d’une part, les données relatives au calcul de paie de chacun des salariés d’une entreprise ;
• d’autre part, les informations sur des événements vécus par les salariés et liés à la vie de l’entreprise. On peut citer entre autres les arrêts de travail, les arrêts maladie, les congés de maternité, les fin de contrat de travail (attention aux délais du préavis démission notamment) les reprises et les nouveaux contrats.

En plus de ces informations, les employeurs sont également tenus d’intégrer dans la DSN tous les mois, le nombre total des salariés handicapés qui sont dans l’entreprise.

Qui sont concernés par la déclaration sociale nominative ?

Le remplissage de la DSN touche l’ensemble des entreprises qui emploient des salariés. Grâce à ce dispositif, le calcul des cotisations sociales est vite fait et les organismes sociaux, comme Pôle emploi, URSSAF ou CPAM sont automatiquement informés des activités des salariés.

La DSN doit être remplie, quelle que soit la taille de l’entreprise, c’est uniquement la date à laquelle elle doit être envoyée qui diffère. En effet, pour une entreprise ayant moins de 50 salariés, la Déclaration Sociale nominative doit être envoyée à M+15jours du mois qui suit la période rémunérée. Et pour une entreprise employant plus de 50 salariés, la DSN doit être envoyée au plus tard à M+5jours. Il s’agit là de la DSN périodique, celle qu’il faut envoyer une fois par mois.

Cependant, pour la DSN qui concerne les informations sur les événements de l’entreprise ou DSN  signalement d’événement, elle doit être transmise au plus tard 5 jours suivant l’événement en question.

Comment remplir une DSN ?

Comme elle est produite à partir de la fiche de paie, le remplissage de la Déclaration Sociale Nominative nécessite avant tout un logiciel de paie ou de gestion RH comme SIRH Silae compatible avec le dispositif DSN. Le logiciel va ensuite traduire les informations qui figurent sur la fiche de paie en « données DSN ».

Au cas où vous ne disposeriez pas de logiciel compatible, ne paniquez pas. Vous pouvez toujours effectuer votre déclaration en ligne via des formulaires préétablis. Toutefois, renseignez-vous, car certaines de ces solutions ne prennent en compte qu’un nombre limité de salariés.

Avant la DSN, les employeurs fournissaient parfois des données redondantes et géraient des délais et des formats différents selon l’organisme social destinataire. Désormais, les informations sont déposées à un point unique une fois par mois, d’une manière beaucoup plus simple tout en étant fiable et sécurisée.