Les meilleurs talents vivent partout. Embaucher à l’international a ses avantages : accès à une expertise spécialisée, diversité des idées, économies sur les avantages et les droits, et plus encore.

Néanmoins, travailler avec  d’autres pays peut être une pente glissante si vous ne faites respectez pas certaines règles. La règle n° 1 consiste à ne pas supposer que vos règles s’appliquent partout ailleurs. En fait, elles s’appliquent rarement ailleurs dans le monde.

Il y a beaucoup à apprendre sur le travail avec des entrepreneurs internationaux. Commencez par ces six leçons :

1. Utilisez un gestionnaire de paie du pays

L’un des défis de l’embauche de contractants internationaux est de les payer. Les virements bancaires sont coûteux. Les services de paiement peer-to-peer comme PayPal et Venmo ne sont pas disponibles dans de nombreux pays.

Alors, comment vous assurer que vos contributeurs seront payés ? Avec un partenaire de paie mondial.

Ces entreprises ne servent pas seulement à payer les employés. Elles connaissent les lois du travail locales, de sorte que vous n’avez pas besoin de consacrer votre propre temps et votre énergie à les comprendre. Certaines fournissent également des outils pour vous aider à gérer les factures des entrepreneurs et les versements de taxes.

Si vous vous trompez sur ces points, vous risquez de contrarier plus que vos entrepreneurs. Les autorités locales ne sont pas susceptibles de fermer les yeux parce que vous avez des problèmes de logistique.

2. Vérifiez les références

Vérifier l’identité et les références d’un entrepreneur étranger peut être difficile. Mais vous devez les examiner soigneusement avant d’en embaucher un. Des actifs comme votre propriété intellectuelle sont en jeu, sans parler de la marque de votre entreprise et des relations avec les clients.

Si vous ne pouvez pas interroger le contractant en personne, réalisez un entretien vidéo. La caméra rend difficile la lecture du langage corporel, mais c’est mieux que l’audio seulement ou que pas d’entretien du tout. Enregistrez l’entretien pour pouvoir vous y référer ultérieurement.

Demandez à chaque candidat les coordonnées de ses références, y compris ses anciens employeurs et clients. Ensuite, contactez-les réellement pour savoir s’ils sont vraiment les entrepreneurs dont vous avez besoin. Vous devez également vérifier les diplômes universitaires et les certifications.

3. Rédigez les contrats avec soin

Un contrat bien rédigé et conforme aux lois locales sur l’emploi est essentiel. Attention, dans certains pays, la relation avec l’entrepreneur a plus de poids que le contrat lui-même.

Un entrepreneur rusé pourrait intenter une action contre vous pour tenter d’obtenir des avantages sociaux. Les lois françaises sur l’emploi, par exemple, sont fortement orientées vers la fourniture aux entrepreneurs de protections pour les employés. L’essor de la gig economy a augmenté les avantages et les droits des entrepreneurs en France.

Au Royaume-Uni, la relation entre l’employeur et l’entrepreneur a au moins autant de poids que le contrat. De même, en Espagne et au Pérou, les lois stipulent que si un entrepreneur ne travaille que pour un seul client, il est un employé.

Une détermination par une autorité étrangère que votre entrepreneur est un employé de facto vous obligera à payer. Vous pouvez finir par devoir des choses comme des arriérés d’impôts et l’assurance chômage (tout savoir sur pole emploi actualisation par ici). Vous pourriez également devoir des congés payés – et encourir des intérêts et des pénalités sur tout ce qui précède.

Votre accord écrit avec un entrepreneur indépendant devrait inclure certaines clauses clés. Il s’agit notamment de la non-divulgation/confidentialité, de l’indemnisation, du transfert de propriété intellectuelle, de la notification et du règlement des différends. Ne vous fiez simplement pas à ces seules clauses.

Veuillez vous assurer que vos entrepreneurs ont d’autres clients. Ne leur fournissez pas d’espace de bureau ou de fournitures. Assurez-vous qu’ils sont libres de faire leur travail sur leur propre temps, nonobstant les délais du projet.

4. Favorisez la connectivité

Si vous comptez sur des entrepreneurs indépendants dans votre stratégie commerciale mondiale, ils doivent faire partie de votre culture, et non en être séparés. Il y a toujours une chance que ces entrepreneurs commencent à travailler pour la concurrence (connaissez-vous les 5 forces de porter ?) et emmènent vos clients avec eux.

Même si les entrepreneurs ne sont pas des employés, il est important de créer des liens au-delà du transactionnel. Par exemple, vous pourriez les inviter à des événements destinés aux employés ou leur offrir des possibilités de formation. Ce faisant, vous devriez les aider à se sentir davantage comme faisant partie de l’équipe, et pas seulement comme un fournisseur corollaire de services.

Si vos entrepreneurs réalisent des travaux pour ou aux côtés de vos employés, facilitez les réunions entre eux. Non seulement vous améliorerez le produit ou le service que vous fournissez, mais vous créerez des liens qui engendrent la loyauté.

5. Envisagez la conversion

Même si vous commencez une relation de travail sous forme de contrat, vous pouvez changer d’avis. Parfois, il peut être judicieux sur le plan commercial de convertir un entrepreneur en employé.

Disons que vous avez embauché un entrepreneur au début pour économiser sur les avantages sociaux des employés, mais que vous faites maintenant des milliers de dollars d’affaires ensemble. Étant donné que la plupart des entrepreneurs gagnent des salaires supérieurs à ceux de leurs pairs employés, il est peut-être temps de réévaluer leur statut. Les avantages sociaux pourraient pâlir en comparaison des salaires supérieurs que vous payez.

Prenez également en compte les lois du travail et l’adéquation de l’équipe. Êtes-vous le seul client d’un entrepreneur ? Travaillent-ils à temps plein pour vous sur le long terme ? Les fonctionnaires et les employés existants pourraient ne pas les considérer comme un entrepreneur. Vérifiez avec un consultant RH local si vous avez des doutes.

Si vous aimez leur travail et que vous voulez qu’ils restent dans le coin, un emploi à plein temps, même temporaire, pourrait être bénéfique pour toutes les personnes concernées.

6. Donnez et demandez du retour d’informations

Les employés ont tendance à rester en communication plus étroite avec leurs managers que les entrepreneurs avec leurs points de contact. Certains entrepreneurs soumettent leurs livrables et passent à autre chose, même s’ils ont des opinions ou des préoccupations à leur sujet.

En cas de doute, demandez : Apprécient-ils de travailler avec vos employés ? Quelles suggestions ont-ils pour améliorer le produit et le processus ? Ont-ils l’impression que vos délais de projet, votre rémunération et vos attentes en matière de qualité sont alignés ?

N’oubliez pas que le feedback est une voie à double sens. Encouragez les employés à donner régulièrement leur avis aux entrepreneurs avec lesquels ils travaillent. Assurez-vous qu’ils répondent aux questions rapidement et avec respect. Demandez-leur de signaler les entrepreneurs qui soumettent des travaux supérieurs ou inférieurs à leurs attentes en matière de qualité.

Ne recrutez jamais un entrepreneur avec un œil aveugle, et ne supposez pas que tout va pour le mieux simplement parce que cela semblait être le cas au début. Les entrepreneurs internationaux méritent et exigent tout autant d’attention que ceux de votre pays d’origine. Les relations de travail changent et votre approche pour les gérer doit également changer.