Association : bulletin d’adhésion à quoi ça sert ?

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Marquant la formalisation de l’adhésion d’un nouveau membre dans une association, le bulletin d’adhésion collecte les informations concernant les adhérents. Ces derniers s’engagent, en signant ce document, à respecter les termes et les conditions qui y sont précisés. Quels sont concrètement les utilités d’un bulletin d’adhésion ? Faisons ensemble le tour de cette question.

Le bulletin d’adhésion en quelques mots

Avant d’en savoir plus sur son utilité, il est primordial de comprendre le bulletin d’adhésion d’une association. La formalité d’une association n’est pas forcément à 100% similaire avec celle d’une autre. Ainsi, le bulletin d’adhésion dépend de la nature des activités de l’association concernée. Les informations à fournir par les nouveaux adhérents sont donc définies par chaque association.

Une première partie du bulletin mentionne les informations concernant l’association :

  • La dénomination
  • Le siège
  • Les coordonnées
  • Les modalités d’adhésion
  • Les documents à fournir
  • Le montant de la cotisation
  • Les moyens de paiement acceptés
  • Etc.

La seconde partie est consacrée aux informations qui concernent le nouveau membre. Elle comporte évidemment l’identité de la personne ainsi que ses coordonnées complètes à savoir son adresse physique, son numéro de téléphone, son adresse mail. Pour les adhérents mineurs, il faudra aussi fournir des informations sur leurs représentants légaux ainsi que sur l’identité et les coordonnées des personnes à contacter en priorité en cas d’urgence. Pour le cas d’une association sportive, les postulants doivent préciser leur niveau et leur nombre de pratique. Bien entendu, le document doit être signé par le postulant avec la date et le lieu de la signature.

Les informations demandées diffèrent pour les postulants en tant que personne morale (raison sociale, forme juridique, site web, numéro de téléphone, adresse mail, n° SIRET et SIREN, extrait Kbis etc…).

Bien entendu, remplir et envoyer le bulletin d’adhésion ne signifie pas que le postulant est immédiatement accepté. Chaque association est libre de refuser les adhésions qui ne sont pas conformes aux conditions d’adhésion stipulées par les statuts. Cependant, les refus sont rares voire inexistants dans les associations sportives.

À quoi sert le bulletin d’adhésion dans une association ?

La formalité d’une association qui consiste à exiger un bulletin d’adhésion dument rempli à tous les postulants marque officiellement l’adhésion d’un nouveau membre (si le bulletin est évidemment accepté par l’association) Signer un bulletin d’adhésion veut dire que la personne a pris connaissance des statuts et du règlement intérieur de l’association et les accepte. D’ailleurs, ne signez pas de bulletin d’adhésion si vous n’avez pas pris le temps de consulter au préalable les termes et les conditions de l’association.

Notez aussi qu’en règle générale, le nouvel adhérent doit accompagner son bulletin d’adhésion d’une preuve de règlement de sa cotisation (s’il y en a) Cette dernière valide définitivement son inscription sauf si son adhésion est refusée par l’association à cause d’une éventuelle incompatibilité de son profil avec les statuts.

En tout cas, le formulaire d’adhésion comporte deux parties à savoir en premier lieu le bulletin d’adhésion qui sera conservé par l’association. L’autre partie est un reçu que l’adhérent conserve de son côté. L’une ou l’autre partie pourra s’en servir comme justificatif d’inscription si c’est nécessaire.

Attention, des obligations légales doivent être appliquées depuis mai 2018 concernant la collecte d’informations via cette formalité d’association. Ce point est encadré par le RGPD ou Règlement Général sur la Protection des Données. Ensuite, depuis janvier 2020, le certificat médical pour l’adhésion à une association sportive n’est plus obligatoire pour les personnes mineures. Il est remplacé par un questionnaire de santé.

Et enfin, chaque membre a le droit au respect de son image et peut s’opposer à sa diffusion. Un accord écrit et signé est indispensable avant de diffuser photos ou vidéos sur lesquelles les membres figurent. Plus d’informations pour les professionnels sur ce site.