L’horloge tourne et vous regardez votre liste de choses à faire incomplète en vous demandant comment vous allez pouvoir sortir du bureau avant 17 h. Si les listes de tâches sont un excellent moyen de s’organiser sur le lieu de travail (et même dans votre vie personnelle), à moins que vous n’ayez établi des règles de base au départ, elles peuvent rapidement devenir incontrôlables. Si votre liste de choses à faire semble interminable, vous n’aurez aucune chance de maîtriser votre charge de travail ou de quitter le travail à temps. Ces cinq conseils de productivité vous aideront à gagner en confiance et vous permettront réellement de terminer tous les éléments de votre liste de tâches sans stress ni anxiété excessifs.

Soyez prêt

Ce n’est pas pour rien que ces deux mots constituent les devises des scouts et des éclaireuses : ils rendent la vie tellement plus facile. En vous asseyant à la fin de chaque journée et en planifiant votre liste de choses à faire, vous savez exactement ce que vous allez faire le lendemain. Vous pouvez commencer à travailler pendant que votre esprit est frais et n’avez pas à perdre un temps précieux à essayer de savoir par où commencer. Pour beaucoup de gens, le matin est le moment où ils sont le plus productifs. Cela vaut la peine de se débarrasser de la majorité du travail difficile avant que la baisse de régime du milieu de l’après-midi ne survienne. Prévoyez les 30 dernières minutes de la journée pour récapituler ce que vous avez fait et pour passer en revue la charge de travail du lendemain, vous serez mentalement préparé à tout ce qui vous attend. Rédiger chaque jour une liste de tâches à accomplir fera alors partie intégrante de vos habitudes.

Une liste courte

La seule chance que vous ayez de venir à bout de votre liste de tâches est de la garder à une longueur raisonnable. Demandez-vous si c’est important et si cela doit être fait le jour même. Avoir une longue liste que vous ne parvenez jamais à terminer va à l’encontre du but recherché. Si vous parvenez à terminer vos tâches urgentes avec du temps libre, vous pouvez alors passer à la liste des tâches du lendemain. Vous êtes maître de votre journée et responsable de la planification de ce qui doit être fait. Rappelez-vous simplement qu’il ne faut jamais confondre quantité et qualité. Vous pouvez même envisager d’adopter la règle du 1-3-5. Cela vous donne de la place pour neuf tâches à répartir chaque jour. Une tâche importante, trois tâches moyennes et cinq tâches plus petites, assez explicite et très facile à retenir, même lors de vos journées les plus chargées.

Prioriser la liste

Prioriser les éléments de votre liste permet de s’assurer que les tâches urgentes et sensibles au temps sont réalisées avant leur échéance. Il peut être utile de commencer par la chose la plus difficile, avant même d’avoir consulté vos e-mails et vos messages téléphoniques. Faire de vos tâches les plus essentielles une priorité régulière améliorera activement la façon dont vous faites des affaires. La réalité est qu’une fois que la journée avance, à moins que vous n’ayez élaboré vos priorités et que vous les ayez terminées tôt, il y a moins de chances qu’elles soient faites du tout.

Donnez à vos tâches des estimations de temps réalistes

Sans estimer le temps que prendra chaque tâche, vous ne saurez pas si votre liste pourra pratiquement tenir au cours d’une journée de travail, en tenant compte des pauses et des distractions naturelles. Si vous avez cinq choses sur votre liste et que chaque élément vous prendra deux heures, cela ne va pas bien se passer pour vous. C’est là que la règle du 1-3-5 peut s’avérer particulièrement utile. Fondez votre liste de tâches sur des choix judicieux qui n’entraveront pas votre productivité et ne gâcheront pas votre journée.

Minimisez les distractions

Prenez votre café, fermez la porte de votre bureau (si vous en avez un) et commencez. Gardez votre téléphone, vos e-mails et vos médias sociaux éteints pendant votre période de « travail », si possible, afin de pouvoir accomplir vos tâches sans interruption. Le fait d’être multitâche peut être une compétence professionnelle nécessaire, mais la réalité est que cela ne favorise pas un travail de qualité. Restez concentré sur une seule tâche et vérifiez vos e-mails et vos messages entre deux éléments.