Embaucher et recruter des personnes en contrats aidés en CDI ou CDD, n’est pas chose facile à gérer. Afin d’aider les employeurs en contrats de travail aidés à effectuer leurs états de présence, le site SYLAé a été mis à leur disposition pour les aider à faire la saisie en ligne de ces états de présence. Le site permet alors de télétransmettre, en toute sécurité, toutes les données déclaratives. Son utilisation a été rendue obligatoire depuis le 1er Juillet 2015 et il concerne plusieurs types d’employeurs en contrats aidés.

Sylae, c’est quoi ?

Présentation

Développée et mise en place par l’ASP, le portail en ligne SYLAé permet aux employeurs d’avoir un outil pour pouvoir gérer les contrats aidés. En effet, le site facilite grandement le travail des employeurs en contrats aidés en leur permettant de réaliser de nombreuses démarches concernant les déclarations et les formalités administratives à fournir au CERFA. Ainsi, à l’image du site URSSAF pour les autos-entrepreneurs, SYLAé permet aux employeurs d’effectuer et de transférer toutes les déclarations liées aux contrats aidés de professionnalisation et aux autres types de contrats, rapidement et en toute sécurité.

La seule différence est que l’URSSAF a pour principale mission la collecte des cotisations salariales et patronales destinées à financer le régime général de la Sécurité Sociale, ainsi que d’autres organismes ou institutions.

A qui s’adresse Sylae ?

Les contrats aidés sont des dispositifs spéciaux prévus pour aider et faciliter l’insertion professionnelle des personnes en difficultés. En d’autres termes, ils concernent les aides financières publiques versées aux personnes qui rencontrent des difficultés dans le monde professionnel, comme le RSA. Le portail en ligne SYLAé intervient alors pour faciliter leur embauche.

Le site ne concerne pas forcément tous les employeurs. A l’image de son champ d’application principal, SYLAé s’adresse uniquement aux employeurs qui recrutent des personnes sous contrats aidés. La plateforme s’adresse alors à cinq catégories d’employeurs :

• CUI ;
• AEJ ;
• EAV ;
• AMEETH ;
• AUEA.

Les avantages d’utilisation de sylae

Des services et fonctionnalités simples et accessibles

Le portail SYLAé est une plateforme aux services et aux fonctionnalités simples pour tous les utilisateurs.

Pour commencer, le site est accessible 24/7, sauf lors de cas rares tels que les maintenances qui sont informées à l’avance. Les employeurs peuvent donc consulter leurs fichiers à n’importe quel moment et en toute liberté.

La plateforme est sécurisée et très fiable pour effectuer le paiement des salariés. Un historique des paiements est disponible, organisé par ordre chronologique, pour permettre à l’employeur d’avoir un suivi de ces derniers et de les consulter plus simplement si besoin.

Les employeurs peuvent aussi se servir de SYLAé pour numériser tous les documents qui sont demandés lors des démarches administratives : les états de présence des salariés, les coordonnées bancaires, etc.

Du fait de son utilisation totalement gratuite, les utilisateurs profitent d’une solution très économique et très pratique. Grâce à SYLAé, l’employeur profite d’une exonération des frais d’envoi et des délais postaux. Les échanges entre l’ASP sont bien plus sécurisés et fiables et les délais de traitement administratifs des dossiers sont considérablement réduits.

Des avantages financiers pour les employeurs

Des avantages financiers ont été mis en place par l’Etat pour tous les employeurs de contrats aidés qui sont inscrits sur SYLAé et qui l’utilisent pour déclarer et transmettre leurs données et documents. En d’autres termes, ces employeurs peuvent profiter de réductions, d’exonérations, de subventions, en plus de tous les avantages traditionnels.

Pour pouvoir profiter de ces aides, les employeurs en contrats aidés doivent utiliser le service de transmission des états de présence du site SYLAé. Cette condition existe pour favoriser l’utilisation du portail en ligne et offre en retour un environnement opportun pour encourager les employeurs à recruter des personnes présentant des difficultés d’insertion professionnelle.

Comment fonctionne Sylae ?

Guide pour s’inscrire sur le portail Sylae

L’inscription sur SYLAé est très simple. Pour créer un compte, l’employeur doit tout d’abord renseigner son numéro SIRET et un code d’inscription fourni, soit par le prescripteur (Pôle Emploi, Initiative-emploi, Cap-emploi, etc.) lors de la signature d’un nouveau contrat aidé, soit par un courriel de l’ASP lors de la validation d’une première demande d’aide. Dans le cas où le code d’inscription n’est pas à disposition, il est possible de cliquer sur le bouton « Demander mon code d’inscription » dont le lien s’affiche en bas de la page d’inscription à l’espace personnel.

Après la création d’un compte personnel, l’employeur devra renseigner les données des salariés en contrats aidés. Selon un arrêté du 26 novembre 2012, tous les employeurs doivent déclarer et envoyer les informations sur leurs salariés à l’ASP, à savoir :

• L’identité du travailleur : nom et prénom ;
• Le numéro d’enregistrement de la convention individuelle ;
• La durée prévue du contrat aidé : les dates prévues pour le début et la fin du contrat ;
• La date réelle de fin du contrat ;
• Le nombre d’absences du salarié ;
• Le montant de la rémunération ;
• Le motif de rupture du contrat ;
• Le temps total et les motifs de suspension du salarié ;
• Les coordonnées bancaires de l’employeur pour le versement des aides financières.

Sauf en cas de problèmes techniques, les employeurs sont les seuls habilités à fournir ces informations à l’ASP, pour pouvoir bénéficier des avantages offerts par le portail en ligne SYLAé.

Quels types de contrats sont acceptés sur Sylae ?

Les types de contrats acceptés sur SYLAé sont nombreux. On peut citer :

• Le contrat unique d’insertion professionnelle (CUI) ;
• Le contrat d’emploi d’avenir ;
• Le contrat relatif à une première embauche ;
• Le contrat de professionnalisation et autres.

Deux options d’accès à sylae pour les employeurs

L’option sylae Basic

Le portail SYLAé est obligatoire pour favoriser la dématérialisation des démarches administratives de contrats aidés. Cependant, pour remplir des formulaires, l’employeur a le choix entre la dématérialisation partielle ou totale.

Un modèle gratuit et imprimable est disponible sur le site pour les états de présence. On parle là de dématérialisation partielle disponible dans l’option SYLAé BASIC. De ce fait, en plus des états de présence, l’employeur devra également faire parvenir les justificatifs habituels tels que les bulletins de salaires. Le tout devra ensuite être transmis par voie postale à l’ASP.

L’option Premium (« zéro papier »)

L’option Premium permet la dématérialisation totale ou zéro papier. Grâce à cette offre, l’employeur peut tout saisir en ligne, sans avoir à imprimer ou à transmettre par voie postale. Cette offre permet donc de signer et transmettre les documents en ligne pour gagner du temps.

Comment acheter un certificat électronique ?

Pour transmettre les différents documents et données sur SYLAé, il faut disposer d’un certificat électronique. L’ASP exige l’utilisation de certificats de niveau 1 étoile RGS version 1,0 minimum au sens du décret 2010-112. Ces certificats sont disponibles auprès de fournisseurs éligibles et habilités comme :

• Certimetiersartisanat ;
• Certeurope Advanced ;
• CA V4 (1) ;
• CERTINOMIS ;
• Click & Trust ;
• ChamberSign ;
• DHIMYOTIS.