Qu’est-ce que la tenue de comptes virtuelle ?

Vous cherchez à engager un comptable professionnel pour votre startup ? La plupart des gens sont familiers avec l’idée d’un comptable traditionnel sur site ; un comptable indépendant, à temps partiel ou à temps plein qui est physiquement présent sur votre lieu de travail pour effectuer les tâches financières de routine. Mais il existe une alternative : la comptabilité virtuelle.

La comptabilité virtuelle, également décrit comme un comptabilité à distance ou une comptabilité en ligne, fournit tous les mêmes services. Sauf sans les limitations d’embauche dans votre région locale et de travail autour des heures de bureau restrictives. Si vous n’avez travaillé qu’avec des comptables sur place dans le passé, vous vous posez peut-être la question : Qu’est-ce que la comptabilité virtuelle ? Et qu’est-ce qu’elle peut offrir à votre entreprise que les options sur site ne peuvent pas ?

J’ai passé plus d’une décennie à travailler dans la finance et la comptabilité dans des rôles à la fois sur site et virtuels ; j’ai connu les avantages et les défis des deux approches. Pour vous aider à décider si la comptabilité virtuelle est le bon choix pour votre startup, voyons comment cela fonctionne et ce qui fait un excellent comptable virtuel.

 

Qu’est-ce que la comptabilité virtuelle ?

La comptabilité virtuelle – également connue sous le nom de comptabilité en ligne – est la gestion à distance des tâches de comptabilité à l’aide d’un logiciel de finance basé sur le cloud, ce qui supprime la nécessité pour le comptable d’être sur place. Vous pouvez choisir de travailler avec un comptable virtuel indépendant. Ou engager un service de tenue de livres virtuelle et avoir accès à son équipe de professionnels de la finance.

Alors, comment fonctionne la tenue de livres en ligne ? Un comptable virtuel s’occupera de toutes les mêmes tâches qu’un comptable sur place, y compris les services de paiement de factures, les recouvrements, l’envoi des mises en demeure , la gestion des dépenses et les rapprochements de clôture de fin de mois. La différence entre la tenue de livres virtuelle et la tenue de livres sur place réside dans le niveau de flexibilité qu’elle offre. Les comptables virtuels n’ont pas à planifier leur temps en fonction des visites au bureau. Ils peuvent donc souvent travailler sur vos livres tout au long de la semaine et aux heures qui conviennent aux besoins de votre entreprise.

Si vous avez besoin d’un soutien supplémentaire en matière de comptabilité à mesure que vous vous développez, vous pouvez faire appel à des comptables virtuels ; vous pouvez choisir parmi des milliers de comptables travaillant à distance de n’importe où dans le monde, sans avoir besoin d’ajouter des bureaux supplémentaires dans le bureau. Cette flexibilité permet aux startups qui évoluent rapidement d’adapter facilement leur comptabilité virtuelle à l’évolution de leurs besoins.

 

5 choses à rechercher chez un comptable virtuel

Que l’option que vous choisissez soit sur site ou virtuelle, travailler avec un service de comptabilité qui ne correspond pas aux besoins de votre entreprise peut conduire à bon nombre des erreurs de comptabilité les plus courantes des startups. Il y a cinq choses à surveiller lorsque vous engagez un comptable virtuel pour vous assurer que vous obtenez le bon niveau de soutien pour votre startup.

 

1. Rapidité

Si votre comptable ne se connecte qu’une fois par semaine pour payer les factures et soumettre la paie, vos livres ne seront pas toujours à jour. Lorsque vous établissez des mesures financières, vous devez vous assurer que vous obtenez une image précise de la situation actuelle de votre entreprise. C’est particulièrement important si vous partagez ces documents financiers avec des investisseurs potentiels. Recherchez un comptable virtuel qui suivra les transactions financières et mettra à jour votre logiciel de comptabilité plusieurs fois par semaine. De cette façon, vous pouvez être sûr que vos livres sont toujours précis et à jour.

 

2. Réactivité

Au lieu de compter sur des réunions en personne, les propriétaires d’entreprise communiquent différemment avec un comptable virtuel ; généralement en utilisant des outils en ligne comme le courrier électronique, les applications de messagerie instantanée ou la vidéoconférence. En tant que startup, vous pouvez avoir des besoins de comptabilité urgents (demandes urgentes des clients ou transmission de données aux investisseurs). Il est donc important de s’assurer que votre équipe virtuelle répondra rapidement à vos demandes. Demandez au comptable ses heures de contact, son temps de réponse moyen et ses canaux de communication préférés. Cela vous aidera à évaluer à quel point il sera facile d’obtenir une réponse lorsque vous en aurez besoin.

 

3. Expérience spécifique à un secteur d’activité

Il existe de nombreuses options parmi lesquelles choisir si vous n’êtes pas limité aux comptables locaux ; il est plus facile d’engager un spécialiste du secteur lorsque vous travaillez avec des comptables virtuels. Un comptable ou une société financière qui a une grande expérience de votre secteur vertical et une clientèle existante comprendra les outils que vous utilisez et les exigences en matière de rapports financiers et de fiscalité de votre secteur, ce qui vous permettra de gagner du temps. Par exemple, si vous dirigez une entreprise de fabrication, un comptable ayant de l’expérience dans le calcul du coût des marchandises vendues (COGS) et travaillant avec un logiciel d’inventaire n’aura pas besoin d’une longue période d’intégration et sera moins susceptible de faire des erreurs coûteuses.

 

4. automatisation

Si votre comptable virtuel utilise des outils d’automatisation, notamment l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique, il est susceptible de traiter vos données plus rapidement et avec plus de précision que s’il les traitait manuellement. Par exemple, certains services de comptabilité et de tenue de livres utilisent l’intelligence artificielle pour la saisie des données, la catégorisation des transactions et le rapprochement des comptes. Cette automatisation permet d’obtenir des documents financiers sans erreur. De plus, vous obtiendrez un délai d’exécution plus rapide pour votre clôture de fin de mois, grâce au traitement à haute vitesse.

 

5. Frais mensuels fixes

Comme la plupart des comptables traditionnels sur site, certains comptables virtuels et cabinets de comptabilité facturent leurs services à l’heure. Cependant, comme vous n’aurez pas une visibilité totale sur la façon dont le comptable à distance utilise son temps, vous pouvez craindre qu’il vous facture des heures inutiles. Vous pouvez éviter cela en sélectionnant  ; un comptable virtuel qui facture des frais mensuels fixes, plutôt qu’un taux horaire, afin qu’il n’y ait pas de surprises dans votre facture.

Avec le bon comptable virtuel, votre startup bénéficiera d’un service spécifique à l’industrie et plus rentable que les options de comptabilité sur site. Une solution de tenue de livres virtuelle aura la flexibilité nécessaire pour continuer à soutenir votre startup ou votre petite entreprise à mesure qu’elle se développe – peu importe où cela finit par vous mener !

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