Vous êtes un professionnel et vous avez un projet d’organiser un évènement d’entreprise ? Le temps vous manque et vous ne savez pas par quoi commencer vos préparatifs ? Peut-être que la solution est de faire appel à un venue finder. Zoom sur ce que vous devez savoir sur ce professionnel.
Qu’est-ce qu’un venue finder ?
Il s’agit d’un spécialiste en organisation et en gestion d’événements comme un séminaire, un atelier, une conférence, etc. Il a pour principale mission de simplifier votre tâche dans la recherche de lieux pour votre séminaire. Il se charge de vous proposer une liste des lieux qui peuvent correspondre à votre besoin. Souvent, il collabore avec une agence événementielle habituée à prendre en charge les séminaires d’entreprise.
Il peut aussi vous proposer ses services au cas où vous auriez besoin de ses prestations pour un repas d’affaires, un colloque ou un congrès. La plupart du temps, un venue finder gratuit ou payant dispose d’un catalogue en ligne qui permet à ses clients d’avoir un aperçu immédiat de l’ensemble de ses prestations.
Organiser un séminaire à moindre coût
Dans l’événementiel, la location de salle représente un poste de dépense non négligeable. Il est donc important de trouver un lieu qui convient parfaitement à votre besoin pour respecter votre budget. Pour gagner du temps et de l’argent, il est intéressant de faire appel à un organisateur de séminaire. Il se chargera de trouver le lieu de séminaire idéal pouvant tant répondre à vos exigences que correspondre à votre portefeuille.
Pour faire des économies, vous pouvez vous rendre directement sur le site d’un venue finder et rechercher un lieu pour votre événement. La gratuité de la démarche vous permettra d’avoir la main sur vos dépenses. Vous avez la possibilité d’affiner votre recherche en fonction de votre budget et votre localisation géographique de prédilection. Grâce à ce prestataire, vous pouvez obtenir une liste de lieux pertinents pour accueillir votre réception et qui sont conformes à votre cahier des charges.
Les informations pertinentes à communiquer à votre « venue finder »
C’est en étant précis sur les informations que vous communiquez à votre venue finder que vous pourrez atteindre votre objectif. Pour être sûr de l’efficacité de ses services, il faudra lui fournir toutes les informations nécessaires pour ses investigations.
Entre autres, vous devez lui indiquer le nombre de participants au séminaire. Il est également important de préciser les spécificités de la nourriture qui sera servie le jour du séminaire. Puis, la date de début et de fin de l’événement pour être sûr de caler les lieux pour toute la durée de votre évènement professionnel.
Ensuite, si vous n’êtes pas décidé entre deux lieux, il est important d’indiquer une date finale de décision. Cela permettra au venue finder de satisfaire au maximum votre demande. Enfin, il ne faut surtout pas oublier de préciser s’il y a un besoin d’hébergement. Cela arrive dans le cas où les participants sont amenés à se déplacer quelques jours loin de leur domicile. Ce détail peut influencer le choix du lieu qui accueillera le séminaire.
