L’essentiel pour organiser une réunion professionnelle

 

Certaines entreprises ne disposent pas d’un local assez spacieux pour pouvoir organiser des réunions ou alors le nombre de participants est trop élevé pour être contenu dans une seule salle. Il faut ainsi se mettre en quête d’une salle assez grande où que la formation ou le séminaire puisse se dérouler sans problème. On vous guide dans vos critères de choix et les meilleures dispositions de salles pour votre événement professionnel. 

Les critères à prendre en compte

 

Le type de salle 

Toutes les réunions de travail ne se ressemblent pas. Il peut s’agir d’un échange avec les clients ou avec les partenaires et les collaborateurs. Dans ce cas, une simple salle de réunion suffit. Le cadre est également à prendre en compte : pour une rencontre avec des clients prestigieux, il est préférable de trouver une salle de standing. Pour une réunion se déroulant sur une journée, un environnement vert et éloigné des bruits de la ville peut mettre en condition les participants et booster le co-working et les séances de team-building ou de brainstorming

 

L’équipement 

Les salles proposées en location offrent souvent les équipements à mettre à la disposition des clients : 

  • du matériel audio-vidéo : vidéo projecteurs, micros et matériel de sonorisation, écran de visio-conférence pour les réunions avec des équipes géographiquement dispersées ;
  • des équipements : tables de réunion, chaises, tableau blanc, pupitres… ;
  • la connexion internet haut débit et l’accès Wi-Fi ;
  • les outils de travail : papiers, bloc-notes, stylos.

La restauration

Si la réunion dure plus longtemps qu’une demi-journée, il est indispensable de veiller à sustenter les différents participants. Selon votre événement, pensez à un cocktail ou un buffet léger, ainsi qu’à des pauses café.  Pour les occasions de plus grande ampleur, faire appel à un traiteur professionnel peut s’avérer nécessaire pour l’élaboration de plateaux-repas, buffets, boissons chaudes. Tout dépend de la durée de votre événement et de l’effectif des participants.

 

Où louer une salle de réunion en région parisienne ?  

 

Pour votre événement d’entreprise, il est préconisé de choisir votre salle en fonction de vos besoins. Un lieu en centre-ville peut être accessible à la majorité des participants et évite les retards ou les absences. Sur officeriders.com, vous avez un large choix de salle de réunion dans un quartier du centre d’affaires, dans un centre historique ou encore dans un endroit atypique. Les équipements de base sont toujours mis à disposition des clients. De plus, la réservation est facile à faire, selon la date et les horaires de votre choix. Vous pouvez également louer des espaces de travail collaboratif ou des espaces de réunion pouvant accueillir jusqu’à une centaine de places assises, selon vos besoins. 

 

Les meilleures dispositions pour votre espace de coworking

 

Les dispositions standards 

  • Le montage en théâtre est la disposition la plus couramment utilisée. Son agencement pratique convient à toutes les formes de salles, peu importe leur superficie. Les rangées de chaises sont mises en place face à l’orateur ou l’écran de projection. Des chaises avec tablettes permettent la prise de notes ;
  • Le montage en U est idéal pour une réunion impliquant un maximum de 30 personnes. Les tables sont disposées en U, c’est-à-dire les unes contre les autres avec une table principale en extrémité, devant l’écran du vidéoprojecteur pour que tout le monde puisse voir la présentation PowerPoint ou la présentation vidéo. C’est une disposition qui encourage l’échange et la discussion.

Les autres modèles de disposition 

  • Le montage en école : il consiste en la même disposition que pour une salle de classe. Les conditions sont remplies pour obtenir l’attention de l’auditoire et les participants peuvent aisément prendre des notes. Il est possible de réunir jusqu’à 200 personnes dans la disposition en école et de louer une grande salle pour vos événements professionnels ;
  • La salle de boardmeeting : la table de réunion est ovale ou rectangulaire. L’échange est favorisé, car la réunion se déroule en petit comité. C’est un cadre idéal pour une assemblée de direction ou pour une réunion de collaborateurs ;
  • La salle en cadre : un carré de table est formé et il est fermé. Dans la majorité des cas, il n’y a pas d’orateur principal et  tout le monde a droit à la parole. C’est la disposition pour laquelle on opte pour un brainstorming.
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