Nous l’avons tous remarqué : la frontière entre nos vies personnelle et professionnelle n’est plus aussi nette qu’avant.

Il y a encore quelques années, le  » travail  » se limitait au lieu de travail, pendant les heures de travail. Comme il se doit, me direz-vous. Mais avec l’essor des médias sociaux, les clients s’attendent à une relation à la fois personnelle et professionnelle avec les entreprises 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

De plus en plus d’employés accèdent également à leur courrier électronique en déplacement, à tout moment, depuis leur propre téléphone portable, tandis que les tablettes personnelles sont de plus en plus utilisées pour prendre des notes pendant les réunions ou accéder aux données de l’entreprise.

Dans de tels contextes, les entreprises doivent disposer d’un cadre leur permettant de tirer le meilleur parti des récentes tendances et plateformes numériques tout en protégeant la sécurité et l’intégrité de leur entreprise.

Voici cinq questions que vous devriez vous poser:

1. Quels sont vos objectifs ?

Vous sortez d’un atelier sur les médias sociaux qui vous a inspiré, vous avez créé des comptes Twitter et Tweetdeck , Facebook et Google +, posté quelques mises à jour sur quelques semaines, puis vous avez commencé à dériver. Avant de sauter dans le train en marche, prenez du recul et demandez-vous ce que vous voulez atteindre. Soyez aussi précis que possible, décidez quels sont vos objectifs principaux et secondaires, et voyez comment ils s’inscrivent dans vos objectifs commerciaux.

2. Avez-vous un plan ?

Démarrez avec des plans à 3, 6 et 12 mois, et comparez vos objectifs aux cibles. Vous n’avez pas besoin de viser des ventes difficiles, mais le fait de savoir ce qui est atteint (et devrait l’être) vous permettra de rester concentré. Cela vous aidera également à évaluer les ressources que vous pouvez consacrer à vos activités. Définissez votre message et votre personnalité en ligne, et identifiez les canaux de médias sociaux les plus pertinents pour vous. Les sites de niche ou les nouveaux acteurs peuvent vous être plus utiles que les sites grand public. Si vous êtes dans l’industrie créative par exemple, Dribbble vous donnera un endroit pour présenter votre travail.

3. A qui faites-vous confiance?

La gestion de la communauté est souvent confiée à des stagiaires, en partant du principe que parce qu’ils sont jeunes, ils doivent savoir de quoi il s’agit. C’est bien, mais assurez-vous que votre marque et vos objectifs commerciaux sont bien compris aussi.

Identifiez clairement les outils que votre personnel peut utiliser pour gérer et surveiller ses activités. Vous devez être sûr que les applications tierces utilisées ne compromettront pas la confidentialité et les données détenues par votre entreprise, et que les privilèges administratifs sont entre de bonnes mains, si les accès doivent être révoqués.N’oubliez pas de vous pencher également sur les appareils. Votre personnel aura-t-il le droit d’utiliser ses téléphones portables personnels pour poster des mises à jour ou prendre des photos ?

Cela soulève la question plus large de l’accès aux données critiques pour l’entreprise depuis des appareils personnels. Vous devriez examiner quel type de données peut être consulté ou téléchargé sur des appareils personnels, et éduquer votre personnel sur les meilleures pratiques à suivre lors de l’accès aux données sur les réseaux publics.

4. Quelles sont les limites ?

La frontière est parfois mince entre avoir une forte personnalité en ligne et devenir inapproprié, ce qui dépend largement du type d’entreprise que vous êtes. Lorsque vous définissez votre ton, énoncez clairement les limites que les employés doivent respecter lorsqu’ils communiquent au nom de l’entreprise, mais aussi au sujet de votre entreprise.

Les attributions de la gestion de la communauté doivent également être précisées. Y a-t-il un point où les conversations en ligne doivent être mises hors ligne ? Certaines responsabilités doivent-elles être déléguées à d’autres départements ou à des membres du personnel plus expérimentés ?

5. Comment gérez-vous les menaces ?

Même si des directives solides sont en place, votre entreprise doit être prête à répondre aux menaces potentielles. Mettez en place des procédures, couvrant les déclarations fausses ou négatives de concurrents ou d’employés, jusqu’à la perte d’appareils entraînant des fuites de données ou des comptes de médias sociaux compromis.

Il est sage d’inclure le cryptage des appareils, la protection par mot de passe et l’effacement à distance dans votre cadre numérique.

Donner de la considération à ces cinq domaines vous aidera à créer une politique numérique solide pour votre petite entreprise afin que votre entreprise puisse prospérer en ligne tout en évitant les pièges dans lesquels de nombreuses entreprises tombent.