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Pour les entreprises qui cherchent à accroître la notoriété de la marque, l’organisation d’un événement est un excellent moyen de construire une relation plus forte avec votre base de clients existants, d’en atteindre de nouveaux et de faire parler de votre entreprise. Si la construction de la culture d’entreprise est une priorité, l’organisation d’événements pour les employés de doit pas être négligé et va vous servir à renforcer les relations entre les employés.
Les événements d’entreprise réussis nécessitent une planification minutieuse et si vous n’en avez jamais organisé un auparavant, il peut être difficile de savoir par où commencer. Voici quelques conseils pour vous aider à garder le contrôle.
1. Objectif
Il est important de vous assurer que vous avez déterminé l’objectif exact de l’événement. Cela peut sembler évident, mais c’est quelque chose qui guidera toute votre planification à l’avenir.
Collecter des fonds pour une organisation, améliorer la notoriété de votre marque ou simplement de faire quelque chose d’amusant pour vos employés, tels pourraient être ces objectifs.
2. Budget
Comme beaucoup d’autres choses dans la vie, la planification d’un événement tourne largement autour de votre budget disponible. Une fois que vous savez combien d’argent vous avez pour travailler avec, créez une feuille de calcul simple pour aider la planification. Ajoutez des colonnes à votre feuille de calcul dans laquelle vous pouvez énumérer tous les éléments importants (location du lieu, services de traiteur, marketing, location de meubles, etc.), leur coût estimé et réel.
Les organisateurs d’événements recommandent généralement de garder 10 à 20 % de votre budget libre pour faire face aux dépenses imprévues qui pourraient survenir en cours de route. En parlant de coûts imprévus, n’oubliez pas de prendre en compte des éléments tels que les pourboires, les taxes et tous les autres frais qui peuvent être inclus dans un service. Ceux-ci peuvent s’additionner rapidement et beaucoup de gens oublient de les planifier à l’avance.
Une fois l’événement terminé, assurez-vous de conserver votre feuille de calcul du budget dans vos dossiers pour le futur. Si vous décidez d’organiser à nouveau un événement similaire à l’avenir, le fait de pouvoir consulter votre budget passé facilitera la planification.
3. Timing
Avant de fixer officiellement une date pour votre événement, assurez-vous que vous aurez suffisamment de temps pour tout mettre en ordre. Si vous tenez absolument à organiser votre événement dans un lieu extrêmement populaire, vous devrez peut-être faire une réservation plusieurs mois à l’avance. Dans le cas d’événements sur invitation uniquement, il est préférable d’envoyer les invitations au moins quatre semaines à l’avance et les avis de réservation six semaines à l’avance. Pour les événements axés sur le marketing et ouverts au public, commencez à préparer votre matériel promotionnel et votre stratégie 6 à 8 semaines à l’avance.
Une fois que vous avez une date, la dernière chose à faire est de vérifier qu’il n’y a pas d’événements majeurs qui pourraient rendre difficile la participation à votre projet.
4. Lieu
Nous avons tous entendu le vieil adage selon lequel l’emplacement est tout et c’est un adage qui s’applique définitivement lorsque vous planifiez un événement. Non seulement vous devez trouver un lieu qui correspond à votre budget, mais vous devez également en trouver un qui sera pratique pour vos invités, qui peut accueillir confortablement le nombre de participants et qui est approprié au ton général de votre événement.
Par exemple, si vous planifiez un événement formel à cravate noire, vous voudrez un lieu qui offre un cadre haut de gamme. Si vous voulez que votre événement soit plus intime et personnel, vous ne voulez pas choisir un espace trop grand.
5. Menu
La nourriture et les boissons sont des éléments fondamentaux, mais déterminer leur quantité nécessite une planification minutieuse. Vous ne pouvez vous trouver à cours nourriture lors de l’événement – ce serait mauvais genre – mais en commander trop correspondrait à une dépense supplémentaire et donc à une perte d’argent. Voici quelques bonnes directives à suivre concernant par exemple les amuses-bouches :
10-15 pièces par personne si le dîner n’est pas servi, mais arrondissez un peu ces chiffres si les amuse-gueules sont servis à en buffet plutôt que sur des plateaux servis à la main. 3-5 pièces par invité si les amuse-gueules sont servis avant un repas, 1-3 pièces par s’ils sont servis comme collation à mi-journée.
