Faut-il supprimer l’utilisation du tampon encreur entreprise ? Voilà une question préoccupante que se posent de nombreuses personnes. Dans les entreprises, vous en trouverez au moins un dans chaque bureau. Vous faites partie de ces personnes qui s’interrogent sur l’utilité de cet outil ? Découvrez dans cet article à quoi sert précisément cet accessoire de bureau. 

Assurer l’authentification de ses documents

Le tampon encreur entreprise est un outil indispensable en entreprise. Son premier rôle est l’authentification des documents. En effet, l’apposition d’un cachet sur un document est le mode d’approbation des termes de ce dernier. Que ce soit au profit d’une entreprise ou d’une administration classique, l’utilisation de cet outil est indispensable pour toute organisation. C’est aussi une façon conventionnelle d’apporter de la valeur à un document. Un document tamponné doit être distingué d’une simple copie. Par conséquent, vous le protégez contre la falsification. Pour ce faire, passez votre commande tampon entreprise auprès d’un professionnel confirmé. Deux propositions s’offrent à vous dans ce cas :

• se rapprocher d’un magasin d’accessoires de bureau ;
• consulter le site d’un artisan en ligne.

Même si l’utilisation du tampon encreur n’est pas une obligation légale, elle a acquis une certaine notoriété aujourd’hui. En effet, devant un tribunal, un document tamponné et signé peut être admis comme preuve dans une affaire judiciaire.

Organiser ses documents

Le tampon encreur entreprise ne sert pas qu’à authentifier des documents. Il vous aide à organiser la vie administrative de votre entreprise. À cet effet, il existe différents modèles de tampon encreur.

Le tampon numéroteur

Comme le désigne son nom, le tampon numéroteur sert à ordonner des documents. Il contient généralement entre 4 et 10 chiffres que vous pouvez modifier de 0 à 9. Il existe des modèles manuels qui se règlent à l’aide de molettes, mais aussi des modèles automatiques à compteur continu ou répété à définir vous-même. Même si son utilité n’est pas appréciée au même titre partout dans le monde, le tampon numéroteur semble indispensable dans certaines structures. Dans un cabinet d’avocat par exemple où vous devez exploiter des documents de plusieurs centaines de pages, il est important de les numéroter afin de vous retrouver facilement et ce type de tampon peut vous faciliter la tâche.

Le tampon dateur

Le tampon dateur sert à indiquer la date. Très répandu, il permet d’inscrire une date sans devoir utiliser chaque fois un stylo. Il convient à tout type de support. En conséquence, il vous sert à réceptionner des courriers en y inscrivant la date d’arrivée. Il sert aussi à classer simplement les courriers selon le jour d’arrivée. L’autre intérêt de cet outil est qu’il est doté d’une bande comportant des chiffres que vous ajustez en fonction de vos besoins. Son choix se fait selon le format d’inscription de la date :

• format français (jj-mm-aaaa) ;
• format américain (mm-jj-aaaa) ;
• norme ISO (aaaa-mm-jj).

Les dateurs sont conçus pour des usages intensifs. Par conséquent, vous pourrez vous servir d’un même modèle pendant plusieurs années sans aucun problème.

Les tampons avec formule standard

Les tampons avec formule standard jouent de nombreux rôles. Ils ne sont pas indispensables, mais servent surtout à gagner du temps dans l’exécution des tâches administratives. Vous en trouverez avec les mentions suivantes :

• payé ;
• copie ;
• reçu le ;
• validé ;
• urgent ;
• confidentiel.

Ces outils sont très personnalisables. Ils sont destinés à un usage intensif. Par conséquent, il est important de choisir leur boîtier. Si vous ne savez lequel choisir, un tampon encreur en métal sera idéal pour vos besoins. De plus, si son encrier est intégré, il vous fera gagner davantage de temps. 

Le tampon de poche personnalisable

Le tampon de poche personnalisable est le coup de cœur de multiples professionnels. Conçu pour être transporté facilement, ce tampon se glisse discrètement dans votre poche et vous permet d’assurer la continuité de vos services depuis n’importe quel endroit. C’est vous-même qui choisissez le type de tampon que vous souhaitez en fonction de vos besoins réels. Néanmoins, si vous êtes commercial ou chef d’entreprise, vous devez vous munir de cet outil lors de vos déplacements.

Faciliter les procédures administratives

Lorsque vous êtes une entreprise et que vous vous retrouvez dans une relation avec une personne morale de droit public, vous devez apposer votre tampon sur chaque document que vous échangez avec cette dernière. Ce geste est synonyme de validation des documents que vous produisez. À cet effet, il est nécessaire d’opter pour un tampon encreur qui porte toutes les informations de l’entreprise. En l’absence de ce marquage, votre document est considéré comme nul et de nul effet. Pour éviter que ce genre d’erreur n’arrive, de nombreuses organisations ont prévu un circuit de vérification de l’apposition des tampons officiels de l’entreprise. Même si le document est élaboré par un service spécifique de l’entreprise, c’est le secrétariat administratif qui assure l’apposition du tampon. Ainsi, en confiant ce rôle d’apposition du cachet à un service de la structure, le risque d’oubli est grandement écarté.