Les caractéristiques et fonctionnement de la gestion électronique des documents (GED)

 

Un document est une pièce écrite qui sert à informer, à témoigner ou à prouver un objet ou un événement. Tout est mis à l’écrit pour une utilisation ultérieure. Plus une entreprise est grande, plus les documents qui y circulent sont nombreux. Heureusement, il y a l’informatique avec ses différents logiciels qui est arrivée pour améliorer la gestion de ces derniers. La mise place de la gestion électronique des documents ou GED semble par conséquent indispensable. De quoi s’agit-il exactement ? L’article suivant donne quelques éléments de réponse à cette question.

 

Qu’est-ce que la GED ou gestion électronique des documents ?

 

Définition et fonctionnement de la GED

La GED ou gestion électronique des documents est un ensemble de processus informatiques ayant pour objectif de constituer un référentiel des documents pertinents pour l’entreprise. Elle permet d’optimiser la sécurisation et l’exploitation de tous les documents qui circulent dans une entreprise. Tous les types de documents (sous un format papier ou électronique) qui y entrent ou qui y sortent sont traités de façon centralisée et systématisée. Ainsi, les principales fonctionnalités de la solution GED sont :

  • de numériser les documents électroniques ;
  • de capturer automatiquement les e-mails et leurs contenus ;
  • de faire l’indexation ;
  • de stocker et d’archiver les documents et dossiers d’une entreprise en plusieurs versions ;
  • de gérer la sécurité des données contenues dans les documents digitalisés ;
  • d’authentifier les informations archivées ;
  • de supprimer définitivement, modifier ou diffuser un document ;
  • de faciliter et accélérer la recherche et la consultation des documents en texte intégral.

Avantages

Pour une entreprise ou une organisation, mettre en place une solution GED s’avère très bénéfique, car elle va permettre  : 

  • une nette réduction des coûts (impressions, envois postaux, …) ;
  • une évidente traçabilité de l’utilisation d’un document ;
  • une forte croissance de la productivité ;
  • une recherche simplifiée de tous les documents utiles ;
  • une information sécurisée avec contrôle d’accès optimisé ;
  • des données de l’entreprise centralisées ;
  • des échanges d’information fluidifiés avec possibilité de travailler sur un même document pour différents services ;
  • une diminution du risque de perte de document et de l’empreinte écologique de l’entreprise.

Les étapes du processus de gestion électronique

 

Le processus de gestion électronique des documents se fait en quatre grandes étapes

 

L’acquisition des documents à numériser

Les documents papiers acquis (scanner, envois postaux, …) sont transformés en données numériques pour favoriser un classement thématique ou une pré-analyse avant d’être traités. Effectivement, l’acquisition des documents consiste à créer, enregistrer, classer et indexer les documents provenant de différentes sources.

 

Le traitement des documents numérisés

Les documents acquis vont être enregistrés avec une référence conforme aux règles de gestion de l’entreprise. Ils sont accessibles, mais avec un cryptage, des restrictions et des occultations de certains champs. Cela concerne également l’administration proprement dite, la variation et l’évolution du document.

 

Le stockage des documents traités

C’est une opération qui consiste à maintenir disponible les documents en faisant un archivage prolongé, une révision ou une destruction. Le stockage assure la gestion des durées de conservation et d’authentification des documents.  

 

La diffusion selon la confidentialité du document

Cette dernière étape de GED permet de faire une diffusion des documents en multicanal (Internet, intranet, …).

 

Les étapes de la mise en place de GED

 

Pour mettre en place la gestion électronique des documents au sein d’une entreprise, il faut suivre les étapes suivantes :

  • identifier les besoins et les cahiers de charge : le recensement des besoins existants facilite l’établissement d’un cahier de charges de la solution informatique attendue qui doit être précise ;
  • choisir la solution de gestion appropriée aux besoins parmi l’immensité de prestataires présents sur le marché ;
  • mettre en œuvre la solution choisie avec le logiciel adapté et paramétré ;
  • former les collaborateurs à l’utilisation de ce logiciel de gestion.
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