Pour des raisons d’économie et de productivité, les entreprises cherchent constamment des moyens d’optimiser l’utilisation de leurs locaux et d’offrir un environnement de travail agréable à leurs employés. Aujourd’hui, l’une des solutions les plus populaires en matière d’aménagement de bureau est le flex office. Il s’agit d’une approche de travail flexible et collaborative permettant aux salariés d’exercer leurs missions à partir de différents emplacements au sein de l’entreprise. Les raisons pour lesquelles le flex office est de plus en plus prisé sont nombreuses. Découvrez comment cette forme d’aménagement peut augmenter la productivité et les manières de l’intégrer dans vos bureaux.

Le flex office : pourquoi cette solution est-elle si plébiscitée ?

Pour comprendre pourquoi le flex office est si populaire auprès des grandes et petites entreprises, il faut d’abord connaître son principe. Comme son nom l’indique, c’est une organisation flexible de l’espace de travail. Le concept est simple : chaque employé n’a pas de poste de travail fixe ou attitré au sein du local de l’entreprise. Chacun est libre de s’installer à l’endroit où il se sent le mieux pour exécuter parfaitement ses missions de la journée. La mise en place du flex office pour vos collaborateurs est une solution très avantageuse, car ils gagnent en autonomie dans leur façon de travailler et sont plus à l’aise au bureau au quotidien.

Elle est devenue populaire après la situation de crise engendrée par la pandémie du coronavirus, obligeant tout le monde à travailler depuis chez soi. Avec le télétravail, les dirigeants de société ont remarqué que les salariés sont plus productifs lorsqu’ils sont dans un environnement qui leur plaît. Après la levée des restrictions, l’hybridation du travail (combinaison des journées en présentiel et du télétravail) a forcé les entreprises à réaménager leurs locaux professionnels. Le flex office devient ainsi la solution idéale parce qu’elle permet aussi bien de réduire les coûts de gestion de l’espace que d’améliorer l’environnement de travail.

Quels sont les avantages du flex office pour les employés d’une entreprise ?

Les avantages qu’offre le flex office aux employés et à l’entreprise elle-même sont nombreux. La flexibilité en est le principal bénéfice dans le sens où les employés peuvent travailler où ils veulent selon leurs besoins du moment. Pouvoir changer de place tous les jours facilite grandement l’exécution de chaque tâche. Cette option est idéale quand ils ont notamment besoin :

• d’un peu de calme pour se concentrer et être plus productif,
• de travailler avec un collègue en particulier pour une certaine mission,
• de casser la routine pour être plus créatif, etc.

La concentration, la productivité, la collaboration et la créativité sont donc les bénéfices que chaque employé peut tirer d’un espace de travail flexible. On peut aussi compter le renforcement de la culture d’entreprise parmi les avantages du flex office. En effet, lorsqu’il s’agit d’une entreprise avec plusieurs employés, les places attitrées rendent difficile la cohésion entre les membres de différents départements.

Dans un aménagement flex office en revanche, chaque jour est une occasion de créer des liens avec de nouvelles personnes de la société. Bien optimisé, le flex office permet également aux entreprises de réduire leurs dépenses en termes d’espace et de ressources. Étant donné que l’occupation des espaces n’est pas fixe et que le télétravail reste toujours un choix dans le cadre de l’hybridation, les bureaux peuvent être aménagés pour répondre aux nouvelles nécessités économiques et logistiques.

Comment intégrer le flex office dans vos bureaux ?

En tenant compte de la réorganisation à réaliser et du temps d’accommodation nécessaire, intégrer le flex office dans votre espace de bureau peut être un processus relativement complexe. Il s’agit toutefois d’un investissement rentable et qui en vaut la peine pour les avantages précédemment cités. La première chose à faire est d’identifier vos besoins. Réfléchissez à la manière dont vous souhaitez que votre espace de bureau soit utilisé. Pensez aussi au niveau de liberté dont vos employés ont besoin pour être plus productifs.

Passez par la suite au développement d’un aménagement mobilier ouvert. Bien que la flexibilité soit au cœur des priorités, incluez des zones de travail dédiées à différentes tâches et activités. Il peut s’agir d’espaces pour le travail individuel, les missions collaboratives, les réunions, les pauses, etc. Après le réaménagement, pensez à la communication qui est une étape essentielle pour réussir votre transition vers le flex office. Faites en sorte que chaque salarié soit bien informé des changements qui vont avoir lieu tout en leur expliquant les avantages à la clé.

Utilisez la technologie pour créer un espace de bureau efficace

La technologie peut être un outil puissant pour réussir la transition vers un environnement de travail flexible et efficace. Sur le marché, il existe aujourd’hui de nombreuses applications qui servent à piloter efficacement un espace de travail en flex office. Ces nouvelles technologies vous permettent entre autres de :

• diffuser un plan détaillé des postes de travail que vous mettez à disposition de vos collaborateurs,
• définir les rôles et les missions que chacun doit effectuer,
• implémenter un système de réservation pour que les employés puissent choisir à l’avance les bureaux qu’ils souhaitent occuper,
• visualiser la localisation de vos employés selon les places qu’ils ont choisies via l’outil,
• gérer l’organisation des places lorsqu’il y a des absences ou des employés en télétravail, etc.

Que vous ayez un seul local ou plusieurs dans la ville, il est possible de centraliser leur gestion à l’aide d’un seul et unique outil flex office.

Conseils pour maximiser la productivité dans un environnement de flex office

Bien que le flex office offre de nombreux avantages, il peut également présenter des défis que les dirigeants et les collaborateurs doivent relever ensemble. Pour maximiser la productivité dans ce nouvel environnement, vous devez aménager chaque place de façon optimale (éclairage adéquat, bonne circulation de l’air, chaise ergonomique, table spacieuse…). S’il y a des endroits qui sont moins confortables que d’autres, les employés qui n’ont pas pu réserver les bonnes places seront alors moins productifs. En plus des espaces de travail, n’oubliez pas de mettre en place des zones dédiées à la détente. Le but reste d’améliorer le bien-être de vos employés en les laissant aussi choisir l’endroit où ils veulent être en dehors du temps de travail. Ces zones peuvent varier en fonction de vos possibilités : terrasse pour prendre l’air, grand salon, salle de jeux, cafétéria, etc.