Ces dernières décennies, la digitalisation est de plus en plus présente au quotidien, notamment dans les entreprises. Cet essor du numérique a conduit à la dématérialisation de diverses pratiques, y compris la facturation. En conséquence, la dématérialisation des factures ou facturation digitale deviendra bientôt une obligation légale pour les entreprises. Ainsi, ces dernières doivent opter pour des logiciels de gestion des factures fournisseurs performants pour réussir cette transition. Focus sur la facturation digitale et ces logiciels de comptabilité.
La facturation digitale : qu’est-ce que c’est ?
La facturation digitale ou dématérialisation des factures est une pratique qui consiste à remplacer le processus d’échanges de factures papier par un traitement informatisé. Grâce à des logiciels de gestion des factures fournisseurs, une facture est créée et émise sous forme électronique et sera lue par le destinataire sous le même format (électronique, structuré ou non structuré). Dans le processus de facturation digitale, il est important de distinguer deux types de factures :
- la facture numérisée : numérisation d’une facture papier à envoyer ou à stocker au format numérique, sans valeur légale ;
- la facture électronique : tout le processus de facturation est digitalisé (création, traitement, archivage et envoi), ayant une valeur légale (authenticité de l’émetteur, intégrité du contenu et lisibilité du document).
Fonctionnement des logiciels de gestion de factures fournisseurs
Les types de logiciels de gestion de factures fournisseurs
La mise en place de la facturation digitale dans une entreprise dépend essentiellement du type de logiciel de comptabilité adapté à sa taille. C’est un outil informatique servant à optimiser la gestion de la trésorerie d’une entreprise. Effectivement, ce logiciel est conçu suivant les besoins de chaque société et il y a :
- le logiciel de facturation pour les TPE et PME : édition des factures, suivi des retards de paiement, … ;
- le logiciel de facturation pour les grandes entreprises : plus complexe, puissant et complet que celui des TPE – PME (stocks, CRM, comptabilité, …) ;
- le logiciel de facturation pour les entrepreneurs : simple et abordable pour lancer leur activité ;
- le logiciel de facturation intégré directement à la structure informatique interne : fiabilité des données et stabilité à l’utilisation.
Les fonctionnalités offertes par ces logiciels
La facturation digitale est une pratique très avantageuse pour l’entreprise grâce aux nombreuses fonctionnalités du logiciel de gestion des factures fournisseurs, dont :
- la gestion de l’ensemble des données du dossier fournisseur : factures réglées, coordonnées bancaires, … ;
- l’extraction automatique des données inscrites sur les factures ;
- la réduction des risques d’erreurs et des pénalités de retard de paiement ;
- un classement automatique des factures émises par les fournisseurs ;
- des éléments accessibles à tous les collaborateurs concernés pour être importés dans l’ERP ;
- un suivi complet de toutes les factures fournisseurs (reçues, réglées, archivées, …), etc.
Choisir le meilleur logiciel de gestion des factures fournisseurs pour réussir la facturation digitale
Choisir le meilleur logiciel de comptabilité pour établir la facturation digitale ne doit jamais être fait au hasard. Ce logiciel est un outil stratégique pour l’entreprise et doit correspondre aux besoins et aux exigences des utilisateurs. Ainsi, le logiciel de gestion des factures fournisseurs doit répondre aux critères suivants :
- l’accès en mode cloud (tendance actuelle) et en situation de mobilité ;
- la performance des workflows et de l’automatisation de saisie et de validation ;
- la diversité des fonctionnalités : alertes e-mails, détection automatique des anomalies, archivage sécurisé, etc. ;
- la qualité du support et la réputation de l’éditeur ;
- l’évolutivité du logiciel par rapport au passage obligatoire à la facture digitale en 2024 ;
- le design et la robustesse des mécanismes de sécurité (accès, hébergement, …) pour l’expérience utilisateur et l’appropriation, etc.
