La dématérialisation des factures est une transformation numérique qui s’impose progressivement dans le monde des affaires. Elle représente une véritable révolution pour les entreprises, qui doivent s’adapter à ce nouveau mode de fonctionnement. Dans cet article, nous allons vous expliquer comment effectuer cette transition en douceur et efficacement.
La dématérialisation des factures : un passage obligé pour 2024
La dématérialisation des factures, c’est-à-dire le passage de la facture papier à la facture électronique, est une tendance qui s’accélère. Dans le contexte actuel, marqué par la digitalisation croissante des activités économiques, cette évolution est devenue incontournable. D’ailleurs, elle sera obligatoire prochainement pour toutes les entreprises. Dans un communiqué récent du 28 juillet 2023, le ministère de l’Économie et des Finances a annoncé le report de la mise en application du dispositif, initialement prévue pour le 1er juillet 2024. Cette décision vise à allouer le temps requis pour garantir la réussite de cette réforme essentielle et structurante pour l’économie. Pour tout savoir sur la dématérialisation des factures, nous allons vous expliquer comment préparer cette transition et quels sont les outils à votre disposition pour réussir cette dématérialisation.
Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?
La dématérialisation des factures est un processus qui peut prendre deux formes distinctes : la facture numérisée et la facture électronique. Il est essentiel de comprendre la différence entre ces deux types de factures, car elles n’ont pas les mêmes caractéristiques et surtout, elles n’ont pas la même valeur légale.
La facture numérisée
La facture numérisée est la forme la plus basique de dématérialisation. Elle consiste à scanner une facture papier pour la convertir en format numérique, facilitant ainsi son envoi et son stockage. Cependant, bien que cette méthode simplifie l’accès aux factures et réduit les délais d’envoi, elle n’a aucune valeur légale sauf celle de respecter les conditions de l’arrêté du 22 mars 2017 sur la copie fiable. A défaut de copie fiable, la facture numérisée ne supprime pas la nécessité de stocker les factures papier. C’est aussi la facture papier originale qui devra être présentée en cas de contrôle.
La facture électronique
La facture électronique, en revanche, est une forme de dématérialisation plus avancée. Elle implique un format de fichier de données structuré et normé permettant l’interopérabilité. Pour qu’une facture électronique ait une valeur légale, elle doit garantir l’authenticité de l’émetteur, l’intégrité du contenu et la lisibilité du document, conformément à l’article 289 du Code Général des Impôts (CGI). De plus, une facture électronique doit contenir les mêmes informations qu’une facture papier, y compris les mentions obligatoires (portées de 14 à 26 avec la réforme 2024) telles que :
- la date d’émission ;
- le numéro de facture ;
- l’identité de l’acheteur et du vendeur ;
- le détail des produits ou services ;
- le prix ;
- le taux de TVA applicable ;
- et la date de règlement.
La facture électronique est considérée comme la facture d’origine et permet aux entreprises de se débarrasser complètement du papier. Elle est l’élément central de la dématérialisation des factures, permettant de simplifier et d’automatiser le processus de facturation, conduisant ainsi à des gains d’efficacité significatifs.
Pourquoi la dématérialisation des factures est-elle importante ?
La dématérialisation des factures est plus qu’une simple tendance, elle est une composante essentielle de la transformation numérique globale de l’économie. En rendant obligatoire la facturation électronique pour toutes les entreprises assujetties à la TVA, le gouvernement vise à combattre la fraude fiscale et à optimiser la collecte d’informations sur l’activité des entreprises. Les avantages de la dématérialisation des factures pour les entreprises sont multiples et significatifs. Le mot d’ordre est simple : simplification et réduction des coûts. Les méthodes traditionnelles, basées sur les factures papier, les courriers électroniques, sont non seulement inefficaces et lentes, mais aussi coûteuses. Un rapport de la DGFIP (Direction générale des finances publiques) souligne les coûts associés au traitement des factures papier :
- le coût d’émission d’une facture papier varie entre 5 et 10 euros ;
- le coût de traitement d’une facture reçue oscille entre 14 et 20 euros.
En comparaison, le coût de traitement d’une facture électronique est estimé à seulement 0,40 ou 0,45 euro, ce qui représente une économie de 90 % par rapport au traitement papier et une réduction de 30 % du temps de traitement. Il est crucial de noter que la dématérialisation des factures ne diminue en rien leur valeur ou leur acceptabilité en tant que preuve de paiement. Au contraire, elle facilite grandement les opérations de comptabilité, de gestion et de contrôle. De plus, elle contribue à la protection de l’environnement en réduisant l’utilisation du papier et facilite l’e-reporting, permettant ainsi une collecte et une analyse plus efficaces des données de facturation. Cela aide les entreprises à prendre des décisions plus éclairées et à optimiser leur gestion financière.
Qui est concerné par la dématérialisation des factures ?
La dématérialisation des factures est un enjeu majeur qui concerne un large éventail d’acteurs. Depuis 2020, tous les acteurs de la commande publique sont tenus de dématérialiser leurs factures. Cependant, cette obligation va s’étendre progressivement à l’ensemble du secteur privé.
Calendrier de dématérialisation des factures
Le déploiement de cette obligation se fera selon un calendrier précis :
- à partir du 1er janvier 2024, toutes les entreprises, quelles que soient leur taille et leur activité, seront tenues de réceptionner les factures électroniques qui leur sont envoyées. De plus, les grandes entreprises, c’est-à-dire celles qui comptent plus de 250 salariés, devront également émettre leurs propres factures au format numérique ;
- à partir du 1er janvier 2025, cette obligation sera étendue aux entreprises de taille intermédiaire (ETI), c’est-à-dire celles qui comptent entre 50 et 250 salariés ;
- enfin, à partir du 1er janvier 2026, les petites et moyennes entreprises (PME), ainsi que les très petites entreprises (TPE), c’est-à-dire toutes les entreprises qui comptent moins de 50 salariés, devront elles aussi adopter la facture électronique obligatoire.
Ces échéances marquent une étape importante dans la transformation numérique des entreprises et représentent une opportunité majeure d’améliorer l’efficacité et la transparence de leurs processus de facturation.
L’obligation de la dématérialisation des factures en 2024
Prochainement, toutes les entreprises seront contraintes d’émettre des factures électroniques. Cette obligation découle d’une directive européenne visant à favoriser la digitalisation des transactions économiques. Le changement le plus important de cette réforme concerne la manière de transmettre les factures : elles devront désormais passer obligatoirement par une plateforme de dématérialisation, au lieu d’être envoyées directement du fournisseur au client.
Comment effectuer la dématérialisation des factures ?
La dématérialisation des factures est un processus qui nécessite une préparation minutieuse et une mise en œuvre rigoureuse. Voici un guide pratique pour vous aider à naviguer dans ce processus.
Choisir une plateforme de dématérialisation adaptée
La première étape consiste à choisir une plateforme de dématérialisation qui répond à vos besoins spécifiques. Cet outil doit être capable de gérer l’émission et la réception des factures électroniques et doit être en conformité avec la réglementation en vigueur. Il y a principalement deux options à considérer pour cette étape :
- le Portail Public de Facturation (PPF), qui peut être utilisé avec ou sans l’aide d’un Opérateur de Dématérialisation ;
- une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), à condition qu’elle soit immatriculée par l’administration fiscale.
La sélection de la plateforme de dématérialisation est une étape clé pour être en conformité avec la directive de 2024. Elle doit être effectuée en tenant compte des besoins spécifiques de votre entreprise.
Vérifier la conformité des données factures
Vous devez vous assurer que vos factures sont conformes aux normes exigées par la réforme. Cela inclut le contrôle du format, la vérification des champs obligatoires pour le contenu du document et la définition du canal de transmission.
Utiliser un outil de dématérialisation des factures
L’utilisation d’un outil de dématérialisation des factures permettant l’extraction automatique des données factures est recommandée. Car certaines données métiers spécifiques (code chantier, code entrepôt…) ne sont pas nécessairement contenues dans les nouveaux formats pivots de la réforme (UBL, CII, Factur-X).
Garantir la conformité de la facture électronique
Pour qu’une facture électronique soit reconnue, elle doit être lisible, son contenu doit être intègre, et l’authenticité de son auteur doit être garantie. Pour cela, vous pouvez utiliser l’une des 3 solutions suivantes :
- la piste d’audit fiable ;
- la signature électronique ;
- ou l’Échange de Données Informatisé (EDI).
Former vos équipes
Enfin, il est crucial de former vos équipes à l’utilisation de ces nouveaux outils et processus. Un accompagnement et un suivi régulier sont recommandés pour assurer une transition en douceur et une adoption réussie de la dématérialisation des factures. En suivant ces étapes, vous serez bien préparé pour répondre à l‘obligation de dématérialisation des factures qui se fera dès juillet 2024.
La dématérialisation des factures, une nécessité incontournable
En conclusion, la dématérialisation des factures est une évolution incontournable. Elle présente de nombreux avantages et sera prochainement obligatoire. Pour réussir cette transition, il est essentiel de bien se préparer et de choisir les bons outils. Alors, n’attendez plus et commencez dès maintenant votre transition vers la dématérialisation des factures.
