Si votre entreprise se développe, cela signifie que vous avez plus de clients, de consommateurs et d’équipements. L’expansion d’une entreprise nécessite généralement un espace de bureau plus grand. Afin de déménager votre entreprise avec peu ou pas d’interruption d’activité, vous devez planifier votre déménagement. Vous trouverez ci-dessous cinq conseils sur la façon de déménager votre entreprise vers un nouveau site.

Créer un calendrier

D’abord, vous devez créer un calendrier qui indique les étapes que vous devez suivre avant le jour de votre déménagement prévu. Par exemple, vous devrez informer les employés du déménagement et changer/mettre à jour les licences, les polices d’assurance et les services Internet et téléphoniques. Vous devez également prévoir à quel moment chacun doit commencer à emballer le bureau. Pour un petit bureau, vous devriez établir votre calendrier pour commencer au moins trois mois avant votre déménagement. Si vous avez un bureau de taille moyenne à grande, vous devez planifier six à huit mois à l’avance.

Réunir une équipe

Puis, vous devez réunir une équipe qui vous aidera à effectuer votre déménagement. L’équipe peut être composée de superviseurs ou de gestionnaires de différents services qui aideront à s’assurer que tout respecte le calendrier et que chacun fait sa part pour assurer un déménagement sans heurts. Il est important d’organiser des réunions régulières pour s’assurer que tout le monde est dans les temps et accomplit les tâches conformément à votre calendrier. La création d’une liste de contrôle en plus d’un calendrier vous aidera à déterminer ce qui doit être fait en plus.

Faire un budget

Pendant que vous planifiez votre déménagement, vous devrez également budgéter les coûts de votre déménagement. Il se peut que vous deviez faire effectuer des travaux de construction sur votre nouveau lieu de travail qui nécessitent des équipements lourds , vous devez donc les inclure dans votre budget. Le coût des déménageurs doit également être inclus. Si vous avez besoin de nouveaux meubles ou d’autres articles nécessaires pour votre nouveau bureau, vous devez en tenir compte. S’assurer que vous pouvez couvrir les coûts de tout ce dont vous avez besoin pour déménager devrait être planifié dès les premières étapes de votre déménagement.

Engager des déménageurs

Comme mentionné précédemment, vous devrez engager des déménageurs environ un à trois mois avant votre déménagement. Vous ou votre équipe devriez appeler autour de vous pour obtenir des devis de différents déménageurs afin d’obtenir les meilleurs tarifs de déménagement. En plus des tarifs, vous devez vous assurer d’engager une entreprise de bonne réputation, fiable et ayant déjà effectué des déménagements de bureaux. Vous pouvez également avoir besoin de services de nettoyage, de peinture et de menuiserie pour vos nouveaux et anciens bureaux, qui devraient être traités de la même manière que l’entreprise de déménagement.

Rejoindre les vendeurs

À ce moment-là, vous devriez également mettre à jour vos fournisseurs et les informer de votre déménagement. De cette façon, ils peuvent mettre à jour vos adresses d’expédition et de facturation dans leurs systèmes. Vous devez reprogrammer les livraisons de vos fournisseurs qui pourraient entrer en conflit avec la date de votre déménagement. Vos clients doivent également être informés de votre déménagement. Vous pouvez les appeler, leur envoyer des courriels ou imprimer des cartes de visite avec votre nouvelle adresse. Votre site web doit également être mis à jour avec la nouvelle adresse. Tous les rendez-vous qui pourraient avoir lieu à la date de votre déménagement ou autour de celle-ci devraient être reportés après le déménagement de votre bureau.