Dans le dispositif managérial d’une entreprise, le fait de dématérialiser consiste à transformer des données matérielles, c’est-à-dire sur papier en données immatérielles. Tout le processus se fait virtuellement. Ainsi, en dématérialisant les notes de frais de votre entreprise, vous procédez à la dématérialisation de ses justificatifs de paiement.
Gérez les dépenses de votre entreprise avec Jenji
Jenji est une entreprise dont la genèse puise sa source dans la création et l’apport d’une nouvelle solution de gestion des dépenses professionnelles, sur le marché. Elle met à la disposition des entreprises un logiciel de dématérialisation de notes de frais pour faciliter leur quotidien.
Malgré le fait que la nouvelle technologie est en pleine évolution et qu’elle est relative à la transformation numérique, la gestion des frais de notes en entreprise demeure souvent un pôle isolé.
L’outil proposé par Jenji se définit principalement comme un as de la gestion des dépenses. Il est axé sur les données à travers l’intelligence artificielle. Simple, intuitif et rapide, il favorise l’adhésion de vos employés. C’est pourquoi il a la capacité de s’adapter facilement à tous types d’entreprise.
Les bienfaits de la dématérialisation des notes de frais
Voici ce que vous pouvez bénéficier en vous décidant de dématérialiser les notes de frais au sein de votre entreprise :
Les dépenses sont réduites
Grâce à la dématérialisation, vous pouvez éviter de faire des erreurs dans la gestion de l’ensemble de vos notes de frais. C’est, en effet, une véritable source d’économie, sachant que les frais relatifs au papier sont élevés auprès des entreprises. Certaines entreprises disposent d’un coût de gestion évalué à environ 7% du budget.
En plus de cela, il est important de préciser que la numérisation de ces éléments peut réduire les démarches d’ordre administratif et les protocoles de saisie. En outre, cette action fait aussi gagner de l’espace au sein des entreprises tout en permettant d’assurer un meilleur contrôle sur les dépenses effectuées.
Ce processus peut aussi réduire l’utilisation de papier et les impressions. Le budget de ce côté peut aussi être réduit.
Vous économisez aussi du temps
En dématérialisant les factures de votre entreprise (tout savoir sur la tva intracommunautaire sur les factures), vous permettez un échange plus aisé entre les différentes entités de votre entreprise. Chaque service gagne alors du temps sur les opérations de saisie. Le processus d’automatisation réduit également le temps de traitement de chaque note de frais de remboursement, de manière considérable.
En cas de fausse manipulation de données, le logiciel que vous utilisez, vous aide à trouver rapidement les erreurs et les failles pour pouvoir y apporter les corrections adéquates. Ce type de logiciel vous permet, en effet, de limiter les erreurs de :
- organisation des dépenses professionnelles ;
- frappes sur l’outil informatique de calcul ;
- altération ou d’oubli des justificatifs de dépenses ;
- pertes des éléments justificatifs.
De ce fait, au moment des contrôles réalisés par l’URSSAF, il est beaucoup plus facile et plus simple de présenter les justificatifs de notes de frais de votre entreprise.
