Trop de gens associent les réunions à une perte de temps. C’est une réaction compréhensible étant donné le nombre de personnes qui trouvent leur journée remplie de réunions tout en souhaitant avoir plus de temps pour accomplir leur vrai travail.

Malheureusement, le besoin de réunions augmente avec la taille de l’équipe et de l’entreprise elle-même. Alors, comment faire pour rendre vos réunions plus productives ? Voici 5 techniques pour organiser des réunions d’équipe efficaces, que ce soit des check-in quotidiens ou des réunions à l’échelle de l’entreprise.

Définir un minuteur

Les meilleures réunions sont courtes, ciblées et ont une limite de temps stricte. La plupart des réunions n’ont pas besoin de durer plus de 30 minutes. Vous pouvez faire respecter cette règle en utilisant un minuteur numérique avec un compte à rebours.

Laissez tout le monde livrer ses rapports et hacher les problèmes dans ces 30 premières minutes. Ils pourront ensuite socialiser sans faire perdre le temps de tous les autres. Commencez les réunions à l’heure et terminez-les par un recueil de points d’action et l’attribution des tâches à accomplir.

Ne faites pas participer tout le monde tout le temps

L’une des pires choses que vous puissiez faire est de faire assister les gens à des réunions qui ne les concernent absolument pas. Moins est plus quand il s’agit de réunions, alors assurez-vous que vous un regard sur toutes les personnes présentes, et voir si elles servent un but.

Jeff Bezos ne sera même pas assister ou appeler une réunion à moins que deux pizzas pourraient nourrir le groupe entier. Bien que vous ne soyez pas obligé de suivre cette règle, cela montre que les grandes réunions sont généralement contre-productives, alors gardez le public le plus petit possible.

Toujours un ordre du jour

Toujours avoir un ordre du jour pour la réunion, et l’envoyer aux participants avant la réunion. Cela sert deux objectifs principaux. Le premier est de permettre aux gens de savoir quel est le sujet afin qu’ils puissent venir préparés. Le second est que cela permet aux gens de décider si le sujet les concerne ou non ou d’inviter d’autres personnes qui devraient apporter leur contribution.

Mieux encore, dites à tout le monde si le but de la réunion est de tenir tout le monde informé, de proposer de nouvelles idées ou de prendre une décision. Ensuite, vous ne perdez pas le temps d’un manager à écouter des rapports d’état.

Vous pouvez aller plus loin en ayant un ordre du jour en 5 points. Cela permet de garder la réunion concentrée et d’éviter qu’elle ne dure trop longtemps. Les points supplémentaires peuvent être traités lors d’une réunion séparée.

Ayez un objectif pour chaque réunion

Il importe peu que la réunion soit organisée pour des contrôles hebdomadaires avec le personnel afin que vous puissiez traiter les problèmes qu’ils rencontrent, ou que vous ayez des examens trimestriels de l’état de vos opérations. Faites en sorte qu’elles soient régulières et fréquentes et qu’elles soient toujours consacrées à un objectif particulier. C’est là que les ordres du jour aident à définir l’objectif de la réunion. Si vous ne savez pas pourquoi vous vous réunissez, annulez la réunion. Mettez fin aux réunions qui n’ont plus d’utilité.

Utiliser les réunions pour prendre des décisions

Enfin, vous voulez utiliser les réunions pour prendre des décisions. Utilisez des tableaux d’affichage numériques et des logiciels de gestion de projet pour tenir tout le monde informé de l’état des choses au lieu de faire écouter à tout le monde des rapports d’étape. Puis invitez les bonnes personnes à la réunion pour que la décision puisse être mise en œuvre, quelle qu’elle soit.

Ayez un moyen de mettre de côté les conversations secondaires

De nombreuses réunions déraillent à cause de conversations secondaires qui prennent le temps de tout le monde. Au lieu de cela, trouvez un moyen d’enregistrer les bonnes idées et de revenir au sujet principal. Vous pouvez discuter de ces sujets secondaires dans une autre réunion si nécessaire ou simplement partager les idées avec la direction.

Vous pourriez améliorer considérablement la productivité de votre équipe en optimisant vos réunions. Suivez nos conseils pour que les réunions restent concentrées sur les tâches à accomplir et éliminez les pertes de temps.