5 précautions à prendre pour bien organiser un séminaire d’entreprise

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Un séminaire d’entreprise est un événement organisé dans le but de rassembler les équipes d’une entreprise autour d’un projet commun. Il se déroule généralement hors des locaux de l’entreprise et a pour but de créer un esprit de cohésion ainsi qu’une synergie entre les membres. Vous retrouvez à cet effet plusieurs types de séminaires. Il s’agit entre autres des séminaires de management, de formation, d’intégration, etc. En fonction du type, il peut s’étendre sur une ou plusieurs journées. Pour une bonne organisation, il est important de prendre certaines précautions que vous retrouvez dans cet article.

Choisissez un lieu adéquat

Avant de prendre cette précaution, il faut tout d’abord définir un budget pour l’événement et fixer la date de son déroulement. Les séminaires se tenant généralement hors des locaux de l’entreprise, il est important de choisir le lieu à l’avance. Il est également important de le réserver afin d’éviter des surprises de dernière minute. Son choix doit tenir compte d’un certain nombre de critères. Il s’agit principalement de sa capacité d’accueil, sa facilité d’accès et éventuellement la présence d’un interlocuteur privilégié sur place. Vous devez pour ce faire, effectuer des visites afin de vous assurer que le lieu trouvé répond parfaitement à vos attentes. À cet effet, vous pouvez vous rendre sur https://www.kactus.com pour trouver un lieu adapté dans n’importe quelle ville de France.

Élaborez le rétro planning en amont de l’événement

Le rétro planning vous permet de suivre les étapes de l’événement au jour le jour. Il vous permet également de vous assurer du bon déroulement de ce dernier. À cet effet, il doit intégrer toutes les échéances, c’est-à-dire :

  • Les réservations à effectuer ;
  • L’acompte à verser ;
  • L’interlocuteur à prévenir, etc.

Vous devez cependant prévoir une certaine marge de manœuvre. Elle vous évitera de compromettre l’événement en cas d’imprévu ou de retard sur une échéance.

Réalisez le planning de l’événement pour les participants

Vous devez établir le planning de la journée, suivant une certaine chronologie. Ce dernier sera communiqué aux invités, afin qu’ils prennent toutes les précautions qu’il faut. Celui-ci doit comprendre : les heures des activités et conférences, les temps de pauses et également une marge de manœuvre pour dissiper les imprévus.

Répétez et synchronisez

Il s’agit ici de faire une visite des lieux la veille de l’événement. Cette visite a pour but de vous assurer que tout est en place, pour accueillir votre séminaire. Vous pouvez procéder à une répétition, si éventuellement une prestation artistique est prévue. Enfin, recontactez les différents intervenants qui animeront la journée, afin de faciliter son déroulement.

La communication autour de l’événement

À ce niveau, vous retrouvez deux types de communication. Une avant l’événement, et l’autre après l’événement. Celle avant a pour but de prévenir suffisamment les invités, afin de vous assurer de leur présence. Ceci vous permettra également d’avoir une idée précise du nombre de personnes qui seront présentes.

Celle après l’événement consiste à mettre en place un formulaire de satisfaction pour recueillir les avis des participants sur l’événement. Il est recommandé pour le lendemain. Quelques jours plus tard, leur envoyer un compte rendu de la journée et un mot de remerciement.