Comment organiser un voyage d’affaire

Si vous êtes chargé d’organiser un voyage d’affaire, il peut être difficile de savoir par où commencer. Comment s’assurer d’avoir couvert tous les angles pour assurer le succès du voyage ? Voici quelques conseils pour vous aider à maîtriser les aspects les plus cruciaux du processus de planification.

Réserver les vols tôt

Il est nécessaire de réserver les vols le plutôt possible surtout si vous prévoyez de voyager en groupe. Les vols directs sont préférables, mais votre groupe peut être disposé à faire une escale si les temps de vol sont plus pratiques, assurez-vous simplement de vérifier avec eux d’abord afin d’éviter les mauvaises surprises.

Réserver un bon hôtel

Faites vos recherches et ne vous contentez pas de ce qui vous est proposé. Si votre patron se rend à une conférence, les organisateurs peuvent promouvoir une offre spéciale avec un hôtel en particulier, mais vérifiez si d’autres personnes dans la région proposent une offre similaire, si votre société a régulièrement recours à une chaîne hôtelière ou si vous effectuez une réservation pour un groupe, vous pourrez peut-être obtenir une réduction.

Réserver des repas

Après une longue journée de travail ou de voyage, n’oubliez pas d’organiser le déjeuner. Demandez à quelle heure tout le monde souhaite manger et combien de personnes sont attendus, puis faites des réservations. Assurez-vous simplement de savoir quel type de cuisine ils préfèrent ou s’ils ont des allergies ou des exigences alimentaires avant de poursuivre. Vous pouvez également fournir une liste de suggestions afin que tout le monde puisse faire leur choix.

Mettre en place un horaire

Une fois que vous avez organisé la majorité du voyage, vous devez commencer à établir un calendrier détaillé à partager avec votre patron. Montrez en quoi les réunions et autres engagements s’intègrent dans les arrangements de voyage et de restauration, et précisez où il leur reste du temps libre afin qu’ils puissent l’identifier facilement, en réservant d’autres engagements si nécessaire. Pour réaliser toutes ces tâches vous pouvez faire appel à Vogue Agence.