La note de frais atteste des dépenses effectuées par un collaborateur pour des raisons professionnelles. Son traitement est long et parfois fastidieux. Pour simplifier la tâche et être plus efficace, le logiciel Expensya est un formidable allié !

Une note de frais traitée plus rapidement

Les notes de frais ont un temps de traitement long lorsque l’on prend en compte le temps passé à la saisir, à transmettre les documents entre les différents services puis à contrôler les justificatifs afin de s’assurer que les dépenses entrent bien dans la politique de remboursement de l’entreprise et à échanger éventuellement sur les erreurs et les oublis. Tout cela fait qu’une note de frais est traitée en un mois en général.

À l’heure de la digitalisation, il est possible d’être beaucoup plus efficace et de gagner du temps en utilisant un logiciel comme Expensya.

Tout d’abord, grâce à lui vos collaborateurs n’ont plus à faire de tableaux pour entrer les informations concernant leurs dépenses. Il leur suffit de prendre une photo de leur facture et le logiciel en extrait toutes les informations dont il a besoin. Celles-ci peuvent être traitées au fil de l’eau par le service de comptabilité qui a également accès au logiciel. Les données circulent de façon plus fluide et rapide pour être gérées efficacement. De ce fait, les collaborateurs sont remboursés plus vite d’autant plus que toutes les informations sont synchronisées en temps réel.

Moins d’erreurs pour plus d’efficacité

On estime qu’une note de frais sur cinq comportes des erreurs qui peuvent avoir diverses origines comme une faute de frappe, des erreurs portant sur la codification de la dépense professionnelle, des oublis sur les cas où la TVA (par ici pour des explications sur la tva intracommunautaire ) est récupérable, des justificatifs illisibles ou perdus…

Lorsqu’une erreur est constatée, il faut contacter le collaborateur concerné pour qu’elle soit corrigée. Cela peut être source de conflit entre le salarié et le service comptable car tous les deux n’ont pas les mêmes priorités ni les mêmes contraintes.

D’ailleurs, cela facilite aussi le travail du comptable pour qui il n’est pas toujours facile de relire les données écrites à la main.

Expensya résout ce problème puisque pour chaque note de frais, il n’y a pas de saisie manuelle. Le risque d’erreurs est donc éliminé puisque les données sont gérées par le logiciel. De même, il n’y a pas de problème de justificatif égaré, la dématérialisation permet qu’ils soient stockés en version numérique. Il est facile de les retrouver en cas de contrôle.

Des analyses pour une meilleure gestion des notes

Le traitement d’une seule note de frais représente un coût de 50 € en moyenne et chaque collaborateur dépense environ 200 € par mois. Expensya donne accès au dirigeant à un tableau de bord dans lequel des analyses des dépenses lui sont présentées.

De ce fait, l’entrepreneur a une vision globale des dépenses mais aussi détaillée par nature de frais ou par collaborateur. Il peut ainsi prendre les mesures nécessaires pour mieux gérer les dépenses voire réaliser des économies. Cela peut être par exemple fournir une carte de crédit d’entreprise à un collaborateur qui est souvent en déplacement afin de lui éviter de devoir avancer les dépenses.

De même, cela limite le risque de fraude et les abus qui font perdre de l’argent à l’entreprise. Un rappel des montants accordés peut suffire à remettre les contrevenants dans le droit chemin en faisant attention aux dépenses qu’ils font pour présenter une note de frais dans les normes comme cela est recommandé sur ce site.